Pianificare una riunione in municipio su un problema di salute non è sostanzialmente diverso dalla pianificazione di un municipio su qualsiasi altro problema, tranne che per la composizione del pubblico e il tipo di relatori che parleranno dell'evento. Tuttavia, c'è molto da fare per pianificare con successo una riunione del municipio di qualsiasi tipo. Dovrai lavorare sodo, reclutare importanti parti interessate e assicurarti di avere abbastanza tempo per attirare l'attenzione della stampa e della comunità.
Passi
Parte 1 di 3: gettare le basi
Passaggio 1. Formare un comitato di pianificazione
L'idea alla base di un comitato di pianificazione è la forza dei numeri. Ci sono pochi problemi relativi all'assistenza sanitaria che non interessano più di un'organizzazione. Devi identificare altre organizzazioni all'interno della comunità interessate al tuo problema, convincere membri importanti dei vantaggi di un municipio e reclutarli nel tuo comitato di pianificazione.
- Ad esempio, se il tuo problema era l'alimentazione infantile, alcune organizzazioni comunitarie interessate a tale problema potrebbero essere scuole, pediatri, banche alimentari, chiese, agricoltori e asili nido.
- L'autopromozione può essere una motivazione estremamente convincente. Avvicinati alle organizzazioni target da un punto di vista vantaggioso, spiegando come la partecipazione al municipio potrebbe essere vantaggiosa per loro in particolare.
Passaggio 2. Localizzare i problemi
È molto più facile preoccuparsi di un problema che ti riguarda direttamente. Per rendere l'argomento del tuo municipio più immediato e avvincente, enfatizza l'impatto locale del problema piuttosto che l'impatto nazionale o globale.
- Ad esempio, se la tua città o stato ha un alto tasso di infezione da HIV o un alto tasso di obesità, dovresti enfatizzare i problemi che la tua località dovrà affrontare di conseguenza piuttosto che i problemi che derivano dalla diagnosi di HIV o dall'obesità in generale.
- Quindi potresti dire: "La città di Filadelfia dovrà pagare 3,5 miliardi di dollari in più in spese sanitarie nei prossimi 15 anni a causa del nostro alto tasso di obesità", piuttosto che "L'obesità porta a costi sanitari più elevati".
Passaggio 3. Identificare gli obiettivi
Gli obiettivi del tuo incontro detteranno il formato, chi inviterai e come lo promuoverai. Il termine "municipio" indica solo un tipo di riunione in cui domande aperte e risposte da parte del pubblico costituiscono la maggior parte della riunione.
Gli obiettivi del tuo incontro potrebbero essere informativi, sostenere una certa posizione o dare un feedback ai candidati politici. Sebbene gli incontri di candidati politici e di advocacy probabilmente attirino la maggior parte dell'attenzione, non sono necessariamente ciò che è meglio per il tuo problema. Ad esempio, se l'opinione pubblica è contraria agli obiettivi politici della tua organizzazione, un incontro informativo potrebbe essere una strategia migliore per cambiare le opinioni in base alle tue esigenze
Passaggio 4. Scegli un formato
Il formato tradizionale di un municipio prevede una giuria da tre a cinque relatori più un moderatore per fornire brevi introduzioni che descrivono in dettaglio le loro origini e posizioni. Quindi, un moderatore apre le domande al pubblico. Sebbene il pubblico possa porre domande a un determinato relatore, il moderatore dovrebbe fungere da facilitatore e, se ritiene che il programma sarebbe avanzato ponendo la stessa domanda a più relatori, dovrebbe farlo. Altri formati potrebbero includere:
- Un puro formato di domanda e risposta. Questo può essere utile per il forum di un candidato.
- Un formato di domanda anonimo, in cui le domande vengono inviate in anticipo e il moderatore sceglie quali domande presentare al panel. Questo formato può essere utile per argomenti controversi.
Parte 2 di 3: Tirare insieme l'incontro
Passaggio 1. Scegli un luogo, una data e un'ora
Il luogo della riunione dovrebbe essere in un luogo centralizzato, neutrale e accessibile ai portatori di handicap. Chiese, biblioteche, edifici governativi e centri comunitari sono tutte buone scelte. Assicurati che non sia in conflitto con un altro evento popolare della comunità e tienilo in un momento in cui molte persone potranno partecipare, il fine settimana o, se durante la settimana, la sera.
- Una buona regola è quella di scegliere sempre una posizione un po' troppo piccola. Un luogo affollato crea l'impressione di attività e popolarità, che è sempre meglio dell'alternativa.
- Rendi l'evento gratuito oa un costo simbolico, ma incoraggia i partecipanti a RSVP: una pagina Facebook, un indirizzo e-mail o un numero di telefono da chiamare sono modi facili ed economici per farlo. Supponiamo che due terzi dei "forse" non si presentino.
- Assicurati di avere un luogo alternativo per la riunione nel caso in cui la sede programmata dovesse fallire.
Passaggio 2. Invita i membri del panel
I relatori sono uno dei fattori più importanti che contribuiscono al successo o al fallimento di un municipio. Anche se è meglio avere i notabili sul pannello, non è sempre un'opzione. La cosa migliore da fare è avere relatori che rappresentano organizzazioni importanti e/o relatori con un background notevole: dà all'evento più credibilità.
- Rivolgiti a funzionari eletti, accademici, leader della chiesa e della comunità e fornitori di cure.
- Questa è un'altra area in cui un comitato di pianificazione diversificato può tornare utile. Più ampi sono i legami dei membri della comunità di pianificazione, più è probabile che tu sia in grado di attingere a un gruppo di esperti diversificato ed entusiasmante.
- Non sottovalutare il fattore personalità quando inviti i relatori. I relatori dovrebbero essere abbastanza credibili da portare le persone al municipio, ma dovrebbero essere abbastanza eccitanti da far parlare le persone del tuo municipio molto tempo dopo che è finito.
Passaggio 3. Recluta un moderatore
I moderatori sono un altro fattore importante per il successo di un municipio. Il moderatore deve avere il rispetto dei relatori e del pubblico, insieme al temperamento per disinnescare le tensioni e stimolare la discussione.
Pensa a un moderatore come un MC: dovrebbe essere carismatico, ma non così carismatico da oscurare i relatori o dominare la discussione. Membri dei media, giudici e avvocati in pensione e clero possono essere buoni candidati
Passaggio 4. Informare i relatori
Assicurati che i tuoi relatori conoscano il formato del municipio, gli altri relatori, l'affluenza prevista e gli argomenti all'ordine del giorno. Finché sono disposti, preparali a parlare con i media in seguito.
È una buona idea che i tuoi relatori arrivino da quarantacinque minuti a un'ora prima del tempo in modo da poter rivedere il formato e gli argomenti un'ultima volta
Passaggio 5. Metti insieme un rigo
Alcuni membri del personale chiave saranno necessari per garantire che la riunione si svolga senza intoppi. Dovresti avere qualcuno con cui parlare con i media, far accomodare gli ospiti e distribuire materiali come gli ordini del giorno delle riunioni ai relatori e agli ospiti.
Questi sono tutti ottimi lavori per i volontari
Passaggio 6. Preparare i materiali avanzati
Non importa quale sia la dimensione della tua riunione, avrai bisogno di alcuni materiali stampati da distribuire agli ospiti, alla stampa e ai relatori. Il tipo di riunione che stai organizzando determinerà i tipi specifici di materiali. Ad esempio:
- Se stai organizzando una riunione informativa, è una buona idea stampare volantini o opuscoli che toccheranno alcune delle informazioni che tratterai in municipio. Ad esempio, se il tuo problema è l'HIV nella tua comunità, stampa un volantino che riassuma alcune importanti statistiche sull'impatto dell'HIV a livello locale.
- Un municipio con candidati o funzionari politici potrebbe includere informazioni sulle posizioni e sui partiti dei candidati o dei funzionari in relazione al tuo problema di salute.
Parte 3 di 3: Preparazione per l'incontro
Passaggio 1. Assicurati che il supporto venga visualizzato
La stampa è fondamentale per un municipio di successo. Sia che il municipio si concentri sulla difesa di problemi, sulla diffusione di informazioni o su un forum politico, la sua notorietà influenzerà il successo di questi obiettivi e la tua capacità di mettere insieme i municipi in futuro.
- Dovrai scrivere comunicati stampa, identificare i giornalisti che trattano storie di salute, affari della comunità o politica e contattarli a intervalli regolari.
- Un comunicato stampa è un semplice documento inviato alle organizzazioni dei media che spiega un evento e perché è degno di nota. I comunicati stampa sono in genere lunghi meno di una pagina.
- Le notizie riguardano gli eventi attuali, quindi devi assicurarti di sottolineare ai giornalisti perché il municipio è un evento da trattare ora e non in seguito. Ad esempio, l'obesità è sempre un problema, ma fa notizia solo quando viene pubblicato uno studio che pretende di mostrare un altro motivo per cui è negativo.
Passaggio 2. Rivolgiti a organizzazioni che la pensano allo stesso modo
I membri del comitato di pianificazione, i relatori e i membri di organizzazioni correlate che non sono una parte diretta del municipio dovrebbero essere tutti coltivati per pubblicizzare l'evento.
Non dimenticare di utilizzare risorse come campus universitari, ospedali e agenzie governative. Affiggere volantini che pubblicizzano l'evento in quei luoghi. Possono essere un ottimo modo per aumentare la partecipazione
Passaggio 3. Colpisci i social media
Non dimenticare la vasta rete di gruppi di problemi su Facebook e altri social media. Non limitarti a contattare le organizzazioni fisiche con persone sul libro paga. Pubblica su gruppi Facebook, blog e bacheche di organizzazioni interessate e correlate.
Assicurati che i tuoi relatori e membri stiano promuovendo l'evento anche su Twitter, Facebook e Instagram
Passaggio 4. Metti insieme i pacchetti stampa
Un pacchetto stampa si distingue da un comunicato stampa in quanto è un pacchetto di materiali dato ai giornalisti il giorno di un evento piuttosto che un incentivo a coprire un evento. Dovrebbe includere:
- Il comunicato stampa.
- Biografie dei relatori e dei relatori.
- Informazioni sull'argomento, inclusi studi pertinenti, statistiche e storie personali delle persone colpite.
Passaggio 5. Aspettati l'inaspettato
A volte i relatori non si mostrano. A volte i manifestanti inondano il locale. Una tempesta di neve potrebbe invadere la zona dal nulla. In qualità di organizzatore di eventi, devi pianificare queste contingenze prenotando oratori alternativi o programmando date alternative.
- Se il tuo municipio è sommerso dai manifestanti, un cambiamento di formato potrebbe essere appropriato. Se il formato originale è domanda e risposta aperte, ottieni invece domande anticipate. Se i manifestanti sono fuori, invitali a entrare e cambia il formato per avanzare l'invio delle domande.
- Allinea relatori alternativi della tua organizzazione o delle organizzazioni partecipanti nel caso in cui un oratore programmato non si presenti. Se il municipio è un forum tra candidati politici, sottolinealo incessantemente ai media, il che farà desiderare loro di essersi presentati.
