I cambiamenti nelle procedure sul posto di lavoro producono generalmente risultati positivi, facendo risparmiare tempo e denaro all'azienda o promuovendo un ambiente di lavoro più positivo. Il cambiamento è entusiasmante per coloro che si adattano facilmente, ma per alcuni dipendenti il cambiamento può essere sconosciuto, sconvolgente o persino spaventoso. Possono avere difficoltà ad accettare l'ignoto, causando angoscia, o possono sviluppare ansie riguardo all'adesione alle nuove politiche. In qualità di leader sul posto di lavoro, è tuo compito assicurarti che qualsiasi transizione si svolga nel modo più fluido possibile. Imparare a introdurre e implementare nuove procedure sul posto di lavoro aiuterà i tuoi dipendenti a passare efficacemente ai cambiamenti mantenendo alto il morale sul posto di lavoro.
Passi
Parte 1 di 3: Progettazione di modifiche procedurali
Passaggio 1. Sii consapevole dei costi
Se stai implementando una modifica procedurale per risparmiare denaro nei prossimi anni, potrebbe sembrare una scelta chiara. Ma se tale cambiamento richiederà una costosa installazione di nuove apparecchiature, una significativa riqualificazione del personale o l'assunzione di nuovi dipendenti per assumere nuovi ruoli, potrebbe essere necessario confrontare i costi per vedere se superano i risparmi e i benefici a lungo termine. Parla con un contabile dei costi relativi rispetto ai risparmi a lungo termine per determinare se la tua azienda può permettersi di implementare tali modifiche o prova a eseguire una semplice analisi costi-benefici.
- Un'analisi costi-benefici confronta i costi previsti con i benefici previsti per determinare il piano migliore e più efficiente in termini di costi.
- Per condurre una semplice analisi costi-benefici, dividere un foglio di carta in due colonne. Elenca i vantaggi in una colonna e i costi nell'altra colonna. Confronta i due elenchi per vedere quale linea d'azione è la più vantaggiosa ed efficiente in termini di costi.
Passaggio 2. Semplifica la presentazione
Anche se le modifiche procedurali che stai introducendo cambieranno radicalmente il modo in cui opera la tua azienda, è importante rendere tali modifiche facili da introdurre e implementare. Se possibile, cerca di implementare i nuovi cambiamenti in fasi o fasi. In questo modo i tuoi dipendenti troveranno più facile adeguarsi e adattarsi alle nuove procedure.
Se possibile, implementa le modifiche in modo da consentire ai dipendenti di adeguarsi passo dopo passo. Prova a scaglionare le nuove modifiche procedurali su diverse settimane o addirittura mesi per consentire un adattamento ottimale
Passaggio 3. Misura il suo successo
Modifiche procedurali significative dovrebbero essere apportate per un motivo. Una volta determinato il motivo per cui stai apportando tali modifiche, è importante trovare un modo per misurare il relativo successo delle modifiche. Se si prevede che le modifiche consentano di risparmiare sui costi, disporre di un confronto dei costi per valutare l'efficacia delle modifiche dopo diversi mesi. Se le modifiche dovrebbero migliorare la soddisfazione del cliente, partecipa ai sondaggi e tieni d'occhio il numero di clienti di ritorno che sono soddisfatti delle modifiche apportate.
Prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento finanziario gratuito oa basso costo per monitorare il successo della tua azienda prima e dopo l'implementazione delle modifiche. Puoi trovare strumenti gratuiti online come inDinero o Corelytics o abbonarti a un servizio mensile più approfondito di quegli stessi fornitori
Passaggio 4. Avere un piano di fuga
Ovviamente la tua speranza con le nuove modifiche procedurali è che miglioreranno le cose sul posto di lavoro. Ma cosa fare se finisce per succedere il contrario? Qualsiasi buon piano per le modifiche procedurali dovrebbe avere un piano di riserva o, se tutto il resto fallisce, un piano di fuga per abbandonare del tutto le modifiche.
- Decidi se tornerai alle vecchie procedure nel caso in cui le nuove modifiche non vadano a buon fine o se implementerai un piano di backup. Se si sceglie un piano di backup, disporre di piani concreti per ogni evenienza.
- Potresti voler evitare di dire ai tuoi dipendenti che hai un piano di riserva o che potresti tornare alle vecchie procedure. Dire loro queste cose può farti sembrare debole o inefficace come leader e può aumentare la resistenza dei dipendenti ai cambiamenti se sanno che una sufficiente opposizione vocale farà tornare le cose come erano prima.
Parte 2 di 3: mantenere la fiducia e il controllo
Passaggio 1. Trasmetti la tua visione
Se ritieni che le modifiche procedurali che stai apportando miglioreranno l'azienda e/o il luogo di lavoro, comunicacelo. Fai sapere ai tuoi dipendenti come immagini l'azienda tra un anno e delinea le strategie (comprese queste modifiche procedurali) che aiuteranno a portare l'azienda dove ritieni che debba essere.
- Condividi la tua visione con i tuoi dipendenti. Sii chiaro e conciso nel descrivere ciò che desideri per la tua azienda.
- Comprendi i tuoi dipendenti.
- Dai potere ai tuoi dipendenti permettendo loro di esprimere i loro pensieri, preoccupazioni e feedback complessivi sui cambiamenti che stai proponendo. Tuttavia, non perdere la struttura organizzativa della tua azienda.
- Decidi se sarebbe meglio comunicare la tua visione e annunciare i cambiamenti di persona o tramite e-mail. I problemi urgenti vengono consegnati meglio di persona e i messaggi scritti/inviati per e-mail possono essere facilmente ignorati.
SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Passaggio 2. Vendi il resto
Indipendentemente dai cambiamenti procedurali sul posto di lavoro che stai cercando di implementare, potrebbe non essere sufficiente dire semplicemente ai tuoi dipendenti "Così sarà d'ora in poi". In qualità di leader, è il tuo ruolo quello di guidare e questo significa avere i tuoi dipendenti dietro di te al 100%. Dopo aver annunciato le modifiche, vendile ai tuoi dipendenti. Aiutali a capire perché questi cambiamenti sono positivi per l'azienda e, in definitiva, per i dipendenti.
- Fai conoscere ai tuoi dipendenti la motivazione tua (o dell'azienda) per l'implementazione di questi cambiamenti. Se le modifiche faranno risparmiare denaro, dillo. Se creeranno un ambiente di lavoro migliore, fallo sapere a tutti. Qualunque sia la motivazione, chiarisci che i vantaggi di questi cambiamenti supereranno i costi e i problemi di implementazione.
- Fai notare perché il vecchio modo di fare le cose era improprio o inefficace. Avere un chiaro contrasto potrebbe rendere più facile per i dipendenti capire perché quel cambiamento era necessario.
Passaggio 3. Rimuovere qualsiasi incertezza
Uno dei motivi principali per cui i dipendenti resistono al cambiamento è la paura che provano per l'ignoto. In caso di incertezza su come funzionerà l'attività quotidiana o sui ruoli molto specifici che tu e i tuoi dipendenti svolgerete in questi cambiamenti, sarà necessario rimuovere tali incertezze. Puoi farlo anticipando domande, dubbi e paure che i tuoi dipendenti potrebbero avere e alleviandoli prima che si presentino.
- Sii meticoloso nella pianificazione di come funzionerà l'azienda e di quali cambiamenti (se presenti) si verificheranno nei ruoli dei tuoi dipendenti. Fai sapere loro che i loro ruoli non cambieranno, o se i loro ruoli saranno influenzati in qualche modo, allora sii chiaro su questo fin dall'inizio.
- Cerca di inquadrare i cambiamenti procedurali in modo che i dipendenti li vedano come un miglioramento del loro modo di lavorare. Se rimuovi il dubbio che circonda i vaghi annunci procedurali e riformuli tali modifiche come un modo per creare un ambiente di lavoro migliore o un ordine delle operazioni più agevole, molto probabilmente i tuoi dipendenti saranno più a bordo.
SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Consulente per la diversità, l'equità e l'inclusione
Il nostro esperto concorda:
Man mano che vengono implementate modifiche procedurali e vengono istituite nuove regole o linee guida, sii chiaro su quali aspetti del cambiamento non saranno negoziabili e quali sono flessibili. Ad esempio, potresti dire,"
Passaggio 4. Calcola il tempo giusto
Alcuni esperti aziendali consigliano che la tempistica di un annuncio procedurale possa essere il fattore più importante per coinvolgere i dipendenti. Non esiste una regola chiara su quando è il momento giusto, poiché ogni situazione e luogo di lavoro è diverso, ma essere consapevoli di come i cambiamenti influenzano i tuoi dipendenti può aiutarti a programmare un po' meglio l'annuncio e l'implementazione.
- Se le nuove procedure richiedono una formazione aggiuntiva, prova a programmare l'attuazione di tali procedure in modo tale da dare ai tuoi dipendenti il tempo necessario per prepararsi. Ad esempio, non annunciare nuove procedure il venerdì se entreranno in vigore il lunedì successivo. Ciò potrebbe richiedere ai dipendenti di venire durante il fine settimana per la formazione o di arrampicarsi per capire le cose il giorno in cui le modifiche saranno attive.
- Se possibile, annuncia le modifiche procedurali alcune settimane prima che abbiano luogo. Questo darà a tutti la possibilità di leggere le nuove procedure, capire come differiscono da quelle vecchie e imparare come apportare le modifiche necessarie.
Parte 3 di 3: implementazione delle modifiche
Passaggio 1. Non perdere l'identità della tua azienda
Le modifiche procedurali sono generalmente buone, ma non dovrebbero essere così radicali da impedire ai dipendenti di riconoscere più l'azienda, almeno non dall'oggi al domani. Ricorda che oltre al conforto nel familiare, molti dei tuoi dipendenti possono essere fedeli e devoti all'azienda per la sua immagine/identità o per la sua missione originaria. Va bene spostare questi aspetti attraverso un piano a lungo termine, ma apportare cambiamenti radicali in un breve lasso di tempo può allontanare o allarmare i tuoi dipendenti più fedeli.
Passaggio 2. Cerca input
Il grado di soddisfazione dei tuoi dipendenti sarà uno dei migliori indicatori dell'efficacia dei cambiamenti. Alcuni dipendenti, ovviamente, resisteranno al cambiamento, qualunque cosa accada, ma ad altri dipendenti potrebbe piacere la direzione generale pur avendo delle riserve su come tali cambiamenti vengono effettivamente implementati.
- Un modo semplice per garantire la soddisfazione dei dipendenti e valutare eventuali cambiamenti futuri che potrebbero essere necessari è chiedere ai dipendenti un feedback sui cambiamenti. Fai sapere loro che anche se potresti non essere disposto a invertire le modifiche, apprezzi l'input e la collaborazione dei dipendenti quando si tratta di come implementare tali modifiche.
- Prendi in considerazione la creazione di una task force o di un comitato per chiedere feedback su come vengono implementati i cambiamenti e input su come i cambiamenti potrebbero essere implementati con maggiore successo.
Passaggio 3. Premiare le prestazioni dei dipendenti
Un modo per coinvolgere i dipendenti con nuove modifiche procedurali è generare obiettivi a breve termine per i dipendenti e premiare coloro che raggiungono tali obiettivi. Può sembrare una mossa insignificante, ma può aiutare a creare supporto per i cambiamenti e infondere un forte desiderio di implementare tali cambiamenti.
Suggerimenti
- Coinvolgi i tuoi dipendenti e coinvolgi i cambiamenti nelle procedure il prima possibile.
- Prova a chiedere aiuto ai dipendenti con la parte di pianificazione o implementazione di questo processo.
- Incoraggiare la flessibilità sul posto di lavoro. Quanto meglio i tuoi dipendenti si adatteranno al cambiamento, tanto più facile sarà questo processo per tutti.
