I file personali possono diventare facilmente e rapidamente disorganizzati. Più i tuoi file diventano disorganizzati, più difficile sarà ritrovarli in futuro. Per facilitare la ricerca e l'archiviazione dei tuoi file personali, ti consigliamo di dedicare un po' di tempo e di organizzarli correttamente. Il sistema esatto che utilizzerai dipenderà da te. Tuttavia, ci sono alcuni metodi di base per l'organizzazione dei file personali che puoi utilizzare per aiutarti a mettere i tuoi file in ordine.
Passi
Parte 1 di 4: utilizzo dei metodi di organizzazione di base
Passaggio 1. Mantienilo semplice
Il punto di creare un sistema di archiviazione è rendere le cose più facili per te stesso. Dovrai evitare di rendere il tuo sistema eccessivamente complicato o confuso. Mantenere il sistema il più semplice possibile ti aiuterà a archiviare o recuperare facilmente tutti i documenti con cui potresti aver bisogno di lavorare.
- Archivia solo ciò di cui hai bisogno. Memorizzare troppo può rendere il tuo sistema goffo e difficile da usare.
- Evita inutili complessità nel tuo file system.
- Elimina i file che sei sicuro di non aver più bisogno.
Passaggio 2. Usa la giusta quantità di profondità nel tuo sistema
Potrebbe essere allettante creare molte categorie e sottocategorie diverse in cui i tuoi file possano adattarsi. Tuttavia, è una buona idea creare solo categorie di livello ampio e utilizzare solo quelle di cui hai assolutamente bisogno. La creazione di troppe categorie può comportare un sistema di archiviazione goffo e inefficiente. Assicurati di creare la giusta quantità di profondità organizzativa nel tuo sistema per farlo funzionare senza intoppi.
- Evita di creare sottocategorie eccessivamente dettagliate per il tuo sistema. Ad esempio, "Ricevute, cibo, pane" sarebbe troppo dettagliato per essere utile.
- Avere semplicemente una categoria per le ricevute mensili o settimanali potrebbe essere più appropriato per il tuo sistema di archiviazione.
- Avere una sezione per i clienti e poi disporli in ordine alfabetico è un esempio di un efficace livello di approfondimento.
Passaggio 3. Rendi i tuoi file facili da trovare
Il tuo sistema di archiviazione trarrà grandi vantaggi dall'avere evidenti segnali visivi che ti consentono di sapere esattamente dove è archiviato qualcosa. Rendere evidenti le sezioni del tuo file system ti aiuterà a individuare rapidamente un elemento o a archiviarne uno. Tieni a mente alcuni di questi suggerimenti quando fai risaltare i tuoi file:
- Usa cartelle colorate per indicare determinate categorie o sezioni.
- Prova a tenere un pratico elenco dei colori e delle categorie che hai assegnato loro.
- Usa un'etichettatrice per etichettare chiaramente i tuoi file.
- Tieni traccia del taglio delle tue cartelle. Prova a utilizzare solo una cartella tagliata per ogni categoria o sezione.
Passaggio 4. Pensa ai tipi di contenitori di file di cui avrai bisogno
Prima di poter organizzare i tuoi file, dovrai trovare qualcosa per metterli. Il tipo esatto di contenitori di file che utilizzi dipenderà dalla quantità di file che devi archiviare, dalla loro importanza, dalle dimensioni dei documenti e dalla frequenza con cui devi accedervi. Dai un'occhiata ad alcuni di questi suggerimenti per avere un'idea di quali contenitori di file potrebbero essere adatti a te:
- Se hai bisogno di conservare documenti molto importanti, considera l'acquisto di un contenitore ignifugo.
- Trovare il sigillo Underwriters' Laboratory su un contenitore può indicare che il contenitore proteggerà i tuoi file per circa un'ora in un incendio con temperature di 1700 gradi Fahrenheit.
- Per i file normali, potresti voler acquistare uno schedario di base. Per file sensibili o confidenziali, considera l'acquisto di uno schedario più sicuro o di una cassaforte.
- Dovrai assicurarti che il tuo contenitore di archiviazione abbia spazio sufficiente per contenere tutti i tuoi file.
- Se hai documenti di dimensioni insolite, controlla che possano entrare nel tuo contenitore. Ad esempio, i documenti di dimensioni legali possono influire sulla dimensione della cartella necessaria e sulle dimensioni di archiviazione.
Parte 2 di 4: organizzazione dei documenti
Passaggio 1. Raccogli tutti i tuoi documenti
Prima di iniziare a organizzare i tuoi documenti, assicurati di avere tutti i tuoi documenti davanti a te. Non preoccuparti di come i tuoi file sono organizzati o disposti ancora. Per ora, raccogli tutti i documenti che ritieni debbano essere archiviati e preparati a ordinarli.
- Prendi i documenti più vecchi che hai già ordinato. Potresti volerli riorganizzare per adattarli al nuovo sistema che stai creando.
- Assicurati di avere tutti i tuoi documenti recenti raccolti e pronti per essere ordinati.
Passaggio 2. Ordina i tuoi file in elementi attivi e di archivio
Quando si organizzano i file, può essere utile suddividerli in due categorie principali: file attivi con cui è necessario lavorare e file di archivio che è necessario archiviare. Questo ti aiuterà ad accedere ai file che usi più spesso e ad archiviare ordinatamente i file a cui non avrai bisogno di un accesso immediato.
- I file attivi sono documenti che devi ancora indirizzare, fare riferimento o altrimenti accedere spesso.
- I file di archivio sono documenti che non ti serviranno nel prossimo futuro, ma che dovrai comunque salvare.
Passaggio 3. Crea ed etichetta le categorie giuste per il tuo sistema
Dopo aver raccolto i file in un unico posto, puoi fare un rapido inventario di essi. Mentre esamini i tuoi file, prendi nota delle categorie generali in cui potrebbero rientrare. Annota queste categorie per creare il sistema organizzativo di base che utilizzerai per i tuoi file. Dai un'occhiata ad alcune di queste categorie comuni per avere un'idea di quali potresti voler utilizzare:
- Documenti legali con sottocategorie come certificati di nascita, certificati di morte o documenti di matrimonio.
- Documenti finanziari che coprono i riepiloghi finanziari passati, le informazioni sulla carta di credito, i rapporti di credito o i riepiloghi finanziari annuali.
- Registri di proprietà.
- Documenti personali come diplomi, documenti di lavoro, cartelle cliniche e polizze assicurative.
Passaggio 4. Archivia i documenti di archiviazione a lungo termine
Metti i documenti che hai etichettato come file di archivio nel tuo contenitore di archiviazione a lungo termine. Questi file non saranno accessibili spesso, quindi assicurati che siano inseriti nelle loro categorie appropriate nel sistema di archiviazione per un successivo recupero. I file di archivio costituiranno probabilmente la maggior parte dei documenti archiviati e organizzati.
- L'archiviazione a lungo termine può essere suddivisa in due ulteriori categorie: file permanenti e file "morti".
- I file permanenti potrebbero includere documenti educativi, documenti di lavoro o altri documenti importanti a cui potresti aver ancora bisogno di accedere.
- I file "morti" sono documenti a cui potrebbe non essere necessario accedere di nuovo. I vecchi documenti fiscali possono rientrare in questa categoria. Ricorda, tuttavia, che le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate per sette anni.
Passaggio 5. Inserisci i tuoi documenti attuali nella sezione del documento attivo
I documenti che utilizzerai spesso o che devi ancora rivedere, dovranno essere inseriti nella sezione dei documenti attivi. Questa sezione del tuo sistema di archiviazione ti consentirà di accedere rapidamente ai documenti che non sono ancora pronti per l'archiviazione. Di seguito sono riportate le quattro categorie di documenti attivi più comuni che potresti considerare di utilizzare:
- Documenti che richiedono ancora la tua attenzione.
- Documenti che devi ancora leggere o rivedere.
- Bollette che devi ancora pagare.
- Documenti pronti per essere trasferiti nell'archiviazione a lungo termine.
Parte 3 di 4: organizzazione dei file elettronici
Passaggio 1. Inizia con categorie ampie, quindi diventa più specifico
Proprio come con i tuoi file fisici, ti consigliamo di iniziare con le categorie più ampie in cui rientrano i tuoi file. Ad esempio, se sei un appaltatore indipendente, potresti voler organizzare i tuoi file per datore di lavoro. Cioè, crea una cartella per ciascuno di essi. Quindi, dovresti dividere i tuoi file all'interno di ogni ampia categoria in quelli più piccoli. Ciò significa che le cartelle del tuo datore di lavoro potrebbero essere ulteriormente suddivise in diverse cartelle contenenti informazioni su ciascun progetto con quel datore di lavoro.
- Considera di rimanere coerente all'interno di ogni ampia categoria. Questo renderà i tuoi file più facili da trovare. Ad esempio, potresti fare in modo che la sottocartella di ogni progetto contenga file come "documenti di progetto", "fatturazione" e "comunicazioni".
- Puoi anche organizzare le cartelle in modo generale per anno se ti sembra più facile o più rilevante per i tuoi file.
Passaggio 2. Scansiona o scarica i file che non hai già elettronicamente
Può essere utile avere tutti i file salvati elettronicamente in un unico posto. Nonostante il tempo necessario, dovresti provare a scansionare il maggior numero possibile di documenti fisici in modo che possano essere salvati elettronicamente e sottoposti a backup. Inoltre, assicurati di scaricare tutti i file conservati online in altri luoghi, nel caso in cui il sito Web di hosting diventi inaccessibile quando hai nuovamente bisogno dei file. Organizza questi file come faresti con tutti gli altri.
Passaggio 3. Assegna nomi specifici ai tuoi file
I nomi dei file devono essere facilmente comprensibili e univoci. Cioè, dovresti essere in grado di guardare i nomi dei tuoi file e sapere immediatamente cosa è contenuto in essi. Prova a includere una data, un significante delle cartelle che conterranno il file e un descrittore individuale. Ad esempio, un file di fatturazione creato nel giugno 2016 per il tuo cliente X Corp potrebbe essere chiamato "0616_XCorp_Invoice_2". Questo ti permetterà di sapere esattamente cosa contiene il file senza perdere tempo ad aprirlo.
Qualunque sia il sistema che usi per nominare i tuoi file, assicurati di farlo in modo coerente. Una volta scelto un sistema, mantienilo; sarà difficile tornare indietro e rinominare tutti i tuoi file in un secondo momento
Passaggio 4. Eseguire regolarmente il backup dei file
Il pericolo principale della conservazione dei file elettronici è che le tue informazioni sono suscettibili di perdita a causa di un arresto anomalo del computer. Preparati a questo eseguendo regolarmente il backup dei tuoi file su un servizio di backup online, su CD o su un disco rigido esterno. Assicurati di etichettare questi dispositivi di archiviazione con la stessa chiarezza con cui hai etichettato i tuoi file. Se disponi di un'unità esterna o di un CD, considera di tenerli in un luogo sicuro lontano dalla tua residenza principale per evitare una perdita totale a causa di un incendio o di un disastro naturale.
Parte 4 di 4: manutenzione del sistema di archiviazione
Passaggio 1. Tieni il passo con il tuo sistema
Dopo aver creato il tuo sistema di riempimento, vorrai continuare a usarlo come previsto. Rimanere troppo indietro, ignorare gli elementi che devono essere archiviati o archiviare gli elementi in modo improprio può annullare il duro lavoro che hai svolto. Assicurati di tenere il passo con il tuo sistema di archiviazione per farlo funzionare per te.
- La ricerca occasionale di file fuori posto può aiutare a mantenere in ordine il sistema.
- Non trascurare di archiviare i tuoi documenti attivi nel tuo archivio di documenti d'archivio.
Passaggio 2. Rimuovere i vecchi file
Alcuni file sono necessari per essere archiviati per un lungo periodo di tempo. Tuttavia, il tuo sistema di archiviazione avrà dimensioni limitate e ti richiederà di rimuovere regolarmente i file che non sono più necessari. Il diserbo regolare del tuo file system ti aiuterà a mantenere quel sistema in ordine e a funzionare correttamente.
- Molti vecchi documenti finanziari dovranno essere conservati per anni.
- I vecchi budget, rendiconti finanziari o politiche annuali potrebbero dover essere conservati solo per un anno.
- La rimozione di vecchi file creerà spazio per i documenti in arrivo.
- Eliminare i file non necessari renderà più facile trovare i documenti di cui hai bisogno.
- Lo stesso vale per i file elettronici. Elimina tutti i documenti duplicati, obsoleti o non necessari dai progetti precedenti.
Passaggio 3. Archivia i vecchi file elettronici
I vecchi file che sono ancora rilevanti o che un giorno potrebbero essere richiamati possono essere archiviati. Ciò significa archiviarli lontano dal sistema di archiviazione standard, mantenendoli organizzati e accessibili. Valuta la possibilità di impostare un'ampia categoria aggiuntiva per i file archiviati. Sposta i file non utilizzati in questa cartella con la formattazione della sottocartella intatta. Se vuoi mantenere i file archiviati fuori mano nella schermata dei file, prova a mettere una "z" davanti al nome del file in modo che vada in fondo all'ordine alfabetico dei file. Ad esempio, potresti chiamarlo "z_archive" o qualcosa di simile.
Passaggio 4. Semplifica il tuo sistema di archiviazione
Mettere in ordine i tuoi file e mantenerli in questo modo può essere utile quando si tratta della tua organizzazione personale. Tuttavia, ci sarà sempre spazio per miglioramenti nel tuo sistema di archiviazione. Mentre continui a lavorare con il tuo sistema di archiviazione, tieni d'occhio eventuali miglioramenti che puoi apportare per renderlo ancora più efficace.
- Potresti voler eliminare le categorie che non sembri utilizzare.
- Potrebbe essere necessario suddividere le categorie che sembrano essere eccessivamente utilizzate in categorie più piccole.
