Un'agenda giornaliera ti renderà molto più facile ricordare appuntamenti importanti, attività, attività divertenti e scadenze. Tuttavia, può essere molto difficile prendere l'abitudine di usare, aggiornare e portare con sé un'agenda giornaliera. Fortunatamente, ci sono alcuni trucchi che renderanno più facile integrare la tua agenda giornaliera nella tua vita quotidiana in modo semplice ed efficiente.
Passi
Parte 1 di 2: avere i materiali giusti
Passaggio 1. Considera per cosa useresti un'agenda giornaliera
Esistono molti tipi diversi di agenda giornaliera, adatti a compiti e personalità diverse. Alcuni pianificatori giornalieri sono quaderni a righe molto semplici; altri pianificatori giornalieri hanno sezioni diverse per diversi tipi di attività. Prenditi qualche momento per pensare al motivo per cui vuoi usare un'agenda giornaliera e per cosa lo useresti. È molto importante considerare queste domande perché sarà più probabile che utilizzi la tua agenda giornaliera se diventa il tuo unico strumento di pianificazione: tenere più di un'agenda giornaliera alla volta creerà confusione e annullerà lo scopo. Chiedilo a te stesso:
- Avrò bisogno di una sezione per i numeri di telefono?
- Lo userò principalmente per ricordare gli appuntamenti?
- Voglio un'agenda giornaliera che duri più di un anno?
- Voglio che la mia agenda giornaliera sostituisca un altro strumento di organizzazione (come le mie liste di cose da fare)?
- Voglio un taccuino semplice e semplice o uno con molte funzioni e sezioni diverse?
- Preferirei avere un'agenda abbastanza piccola da stare in tasca o abbastanza grande da gestire gli appunti delle mie riunioni?
- Voglio un'agenda giornaliera che offra più spazio per i giorni feriali o avrò bisogno della mia agenda giornaliera principalmente per le attività del fine settimana?
Passaggio 2. Acquista un pianificatore adatto alle tue esigenze
I pianificatori giornalieri possono essere acquistati in una varietà di negozi, come negozi di forniture per ufficio, cartolerie, negozi di calendari e online. Possono costare da pochi dollari a oltre 50 dollari. Sebbene l'estetica della tua agenda giornaliera sia importante, presta attenzione prima di tutto al layout e alle sezioni dell'agenda giornaliera. Assicurati che l'agenda giornaliera che acquisti sia organizzata in un modo che trovi piacevole e che abbia senso dato il tuo stile di vita e le tue responsabilità.
Passaggio 3. Considera l'estetica della tua agenda giornaliera
Anche se la funzione è la cosa più importante, avrai maggiori probabilità di prendere l'abitudine di utilizzare un'agenda giornaliera che trovi attraente e piacevole alla vista. Alcuni pianificatori giornalieri sono molto semplici, con solo una semplice copertina in pelle nera. Altri sono luminosi e stravaganti, con molti disegni e modelli elaborati. Qualsiasi estetica va bene fintanto che si accorda con il decoro professionale nel tuo posto di lavoro.
Prestare attenzione all'estetica dell'interno del pianificatore così come l'esterno. Ad esempio, alcune persone preferiscono le pagine senza righe alle pagine a righe. Ad alcune persone piace la simmetria; ad altri potrebbero piacere layout più dinamici. Potresti anche preferire determinati caratteri ad altri. Assicurati di trovare la tua agenda giornaliera piacevole da guardare, dentro e fuori, per incentivare ulteriormente il tuo uso quotidiano
Passaggio 4. Prepara una scorta di penne e matite
La tua agenda giornaliera non ti farà molto bene se non puoi scrivere nulla in essa. Assicurati di conservare molte matite temperate e penne funzionanti nei luoghi in cui è più probabile che utilizzi la tua agenda giornaliera. Questi includono:
- La tua valigetta o borsa da lavoro
- la tua borsa
- La tua scrivania
- La tua scrivania a casa
- Vicino ai tuoi telefoni fissi
- Se sei una persona che perde costantemente penne e matite, considera la possibilità di conservare una matita di emergenza all'interno della stessa agenda giornaliera. Alcuni pianificatori giornalieri hanno persino un po' di spazio di archiviazione che potresti usare per una matita di riserva.
Parte 2 di 2: utilizzo efficace dell'agenda giornaliera
Passaggio 1. Decidi di utilizzare un'agenda giornaliera ogni giorno
Le persone che prendono un impegno solido hanno maggiori probabilità di essere in grado di mantenere tali impegni. Le abitudini sono molto difficili da cambiare, ma dire a te stesso che sei deciso a fare una piccola cosa in modo diverso ti aiuterà a sviluppare una nuova abitudine.
Ricorda che è più probabile che si formino buone abitudini quando ti concentri solo su una alla volta, quindi non sovraccaricarti di nuove abitudini di gestione del tempo. Per ora, concentrati esclusivamente sul mantenimento della tua agenda giornaliera
Passaggio 2. Parla con un amico del tuo desiderio di utilizzare un'agenda giornaliera
Le persone hanno maggiori probabilità di attenersi a nuove abitudini quando le loro comunità sono consapevoli della loro risoluzione e possono sostenerle. Parla con un amico o un collega della tua nuova risoluzione. Forse anche il tuo amico vorrà iniziare questa nuova e utile abitudine. Potete ricordarvi a vicenda di aggiornarlo quando necessario.
Passaggio 3. Conserva la tua agenda giornaliera nello stesso posto al lavoro ea casa ogni giorno
Usa la tua agenda giornaliera come unico calendario: se utilizzi due agende giornaliere contemporaneamente, perderai rapidamente traccia delle tue responsabilità. Tuttavia, questo può essere complicato perché dovrai inserire gli elementi nella tua agenda giornaliera al lavoro ea casa. Per assicurarti di avere sempre con te la tua agenda giornaliera, designa un luogo di conservazione per il lavoro e uno per la casa. Non collocare mai la tua agenda da nessun'altra parte: la costanza è la chiave per sviluppare questa abitudine.
- Ottimi posti per riporre la tua agenda giornaliera a casa includono un tavolo accanto al telefono fisso, la borsa da lavoro o la valigetta o accanto al cellulare e alle chiavi della macchina.
- Ottimi posti per riporre la tua agenda giornaliera al lavoro includono sopra la tua scrivania, il cassetto centrale della tua scrivania, accanto al tuo telefono di lavoro o nella tua valigetta.
Passaggio 4. Scrivi promemoria per prendere l'abitudine di portare con te la tua agenda da e per il lavoro
Quando ti abitui per la prima volta a usare la tua agenda giornaliera, probabilmente dimenticherai di portarla con te al lavoro o a casa. Per evitare che ciò accada, scrivi dei promemoria in posti importanti al lavoro e a casa. Gli studi dimostrano che un promemoria post-it è uno dei modi più efficaci per incoraggiare un determinato comportamento. Usa questo metodo su te stesso lasciando post-it chiedendo "Ti sei ricordato della tua agenda?" in posti che sicuramente vedrai. Questi includono:
- Il tuo portatile
- Sopra la tua scrivania
- Accanto al tuo telefono
- Sulla tua porta
- Sul tavolo della tua cucina
- Sullo specchio del bagno
- Puoi rimuovere queste note dopo aver preso l'abitudine di portare con te la tua agenda giornaliera al lavoro e a casa.
Passaggio 5. Trasferisci le informazioni nel tuo pianificatore
Quando acquisti per la prima volta un pianificatore, dovrai inserire una grande quantità di informazioni. Probabilmente avrai appuntamenti programmati in precedenza, attività di lavoro in corso e informazioni casuali in giro. Prenditi un'ora o due per consolidare tutte queste informazioni sparse nella tua agenda giornaliera. Ciò ti consentirà di esercitarti a inserire le informazioni in modo corretto. Ti permetterà anche di pianificare il tuo tempo in modo più efficace andando avanti. Le cose da inserire nel tuo pianificatore includono:
- Informazioni di contatto importanti per la tua famiglia, amici, colleghi e clienti
- Riunioni di lavoro
- Il tuo orario delle lezioni
- Scadenze per progetti lavorativi o scolastici
- Cambi di turno (se lavori un lavoro senza un programma coerente)
- Visite mediche e dentistiche
- I compleanni dei tuoi cari
- Eventi di lavoro speciali
- Eventi personali speciali
- Date chiave per i tuoi hobby o attività extrascolastiche (ad es. le date delle tue prove teatrali o della tua lezione di zumba)
Passaggio 6. Consulta la tua agenda giornaliera ogni mattina
Prima di andare al lavoro ogni mattina, esamina la tua agenda giornaliera per i prossimi appuntamenti, riunioni e responsabilità. Prenditi un minuto per considerare se ci sono attività che devi aggiungere alla tua pianificazione o attività che potresti cancellare o riprogrammare. Usa questo tempo per pianificare la tua giornata in modo da poter gestire il tuo tempo con saggezza una volta arrivato al lavoro.
Passaggio 7. Consulta la tua agenda giornaliera ogni pomeriggio
Prima di lasciare il lavoro per la giornata, consulta nuovamente la tua agenda giornaliera. Assicurati di aver portato a termine tutto ciò che ti sei prefissato di fare per la giornata. Valuta se inserire nuovi elementi nella tua agenda giornaliera per la prossima settimana. Aggiorna sempre la tua agenda giornaliera prima di lasciare il lavoro per assicurarti di tenere traccia delle tue responsabilità lavorative.
Passaggio 8. Usa il rinforzo positivo per mantenerti motivato
Pensa alla tua agenda giornaliera come a un elemento positivo nella tua vita, non come un freno o una noia. Usa il tuo pianificatore come mezzo per ricompensarti per la realizzazione di compiti. Presto mirerai a completare le attività semplicemente per il piacere di cancellare un elemento dalla tua lista di cose da fare. Per mantenerti rinforzato positivamente, dovresti:
- Cancella tutti i risultati e gli appuntamenti man mano che li finisci. Quando ti senti giù, dai un'occhiata a tutto ciò che hai cancellato e sentiti orgoglioso di tutto ciò che hai fatto.
- Datti una ricompensa per aver portato a termine un certo numero di compiti. Concediti un piccolo regalo per ogni 5 elementi che depenni dalla tua agenda giornaliera. Ad esempio, regalati un caffè o una breve passeggiata una volta raggiunto l'obiettivo desiderato. Questo ti motiverà a utilizzare correttamente la tua agenda giornaliera e a portare a termine i tuoi compiti.
- Fai qualcosa di piacevole quando consulti la tua agenda giornaliera. Cerca di non pensare al tuo tempo a consultare la tua agenda giornaliera come un lavoro di routine. Invece, guardalo come uno strumento chiave per la produttività. Per associare la tua agenda giornaliera a sentimenti positivi anziché negativi, fai qualcosa di piacevole ogni mattina e ogni pomeriggio quando guardi l'agenda. Bevi una tazza di caffè delizioso, prendi una cioccolata o ascolta la tua canzone preferita. Il tuo cervello assocerà presto il tuo pianificatore a sentimenti positivi.
- Regalati un trattamento speciale per ogni settimana in cui utilizzi correttamente la tua agenda giornaliera. Mentre sei ancora nelle prime fasi di mantenimento della tua agenda giornaliera, potresti dover darti qualche motivazione in più per portare con te la tua agenda giornaliera e aggiornarla ogni giorno. Per ogni settimana in cui ti ricordi di portare con te e aggiornare la tua agenda giornaliera, fai qualcosa di più carino per te stesso: compra un gelato, vai al cinema o bevi un drink con gli amici. In poche settimane, avrai l'abitudine di ricordare sempre la tua agenda giornaliera.
- Scrivi cose positive nella tua agenda giornaliera così come le tue responsabilità più serie. Usando la tua agenda giornaliera per ricordarti le tue attività preferite (pranzare con un amico) e le tue attività meno preferite (vedere il dentista), avrai maggiori probabilità di attenerti alla tua nuova abitudine.
Passaggio 9. Continua ad aggiornare la tua agenda giornaliera secondo necessità
Durante i tuoi check-in mattinieri e serali, dovresti inserire tutte le tue nuove liste di cose da fare, appuntamenti, riunioni e scadenze. Puoi anche aggiornare la tua agenda giornaliera man mano che sorgono nuove attività. Tenere aggiornata la tua agenda giornaliera ti aiuterà a gestire il tuo tempo in modo più efficace e ti eviterà di sentirti troppo sopraffatto. Scrivendo un compito, non devi più tenerlo nella tua testa, il che aiuta a prevenire quei terribili sentimenti di fastidio e dubbio.
Se ti ritrovi sovraccaricato, sposta alcuni elementi in una categoria separata di "arretrati" che puoi elaborare a un ritmo semplice. Non demotivarti fissando compiti che non possono mai essere svolti in una normale giornata lavorativa
Passaggio 10. Sii paziente
Le nuove abitudini a volte possono richiedere due o più mesi per diventare completamente automatiche. Fino a quando l'abitudine non sarà radicata, potresti sperimentare alcuni momenti di smemoratezza quando lasci a casa la tua agenda giornaliera o dimentichi di inserire un appuntamento. Sii paziente e perdona te stesso. Ricorda che le abitudini richiedono tempo per formarsi e che l'occasionale errore non influirà sulla tua capacità di formare una nuova abitudine.
Potrebbe essere utile disporre di un piano di riserva per quei momenti in cui hai dimenticato la tua agenda giornaliera a casa. Ad esempio, potresti inserire nuovi appuntamenti di lavoro su post-it e portarli a casa con te per entrare. Per eventi e scadenze estremamente importanti, puoi anche utilizzare un task manager online per inviarti promemoria tempestivi: in questo modo, non dimenticherai una data chiave anche se dimentichi la tua agenda
Suggerimenti
- Non pensare alla tua agenda giornaliera come un lavoro ingrato ma piuttosto come un vantaggio. Ti sentirai più in controllo della tua vita con un pianificatore giornaliero e solo pochi minuti di tempo ti faranno risparmiare ore a lungo termine.
- La chiave per sviluppare una nuova abitudine è la coerenza, abbinata a un rinforzo positivo. Attieniti a una routine, concentrati su tutte le cose positive che l'agenda giornaliera sta apportando alla tua vita e concediti delle ricompense quando necessario per mantenere alta la motivazione.
- Assicurati che l'agenda giornaliera del tuo acquisto sia adatta ai tuoi gusti e al tuo programma. L'agenda giornaliera che acquisti dovrebbe avere tutte le sezioni necessarie per mantenere organizzata la tua vita.
