Ottenere la tua cartella clinica rilasciata suona confuso, ma il processo è abbastanza semplice. Può essere un po' lungo, poiché la raccolta dei moduli e delle informazioni necessarie richiede tempo, ma se rimani paziente e segui il protocollo puoi ricevere agevolmente i documenti di cui hai bisogno se vivi negli Stati Uniti. Alcuni di questi potrebbero essere applicabili in altre parti del mondo.
Passi
Parte 1 di 3: informazioni sulle cartelle cliniche
Passaggio 1. Sapere chi può richiedere le cartelle cliniche
Le cartelle cliniche contengono spesso informazioni altamente sensibili e private. Solo individui specifici hanno accesso alle tue cartelle cliniche.
- Gli stati variano nelle procedure e nelle politiche per quanto riguarda la distribuzione delle cartelle cliniche, così come i singoli ospedali. Tuttavia, la legge federale stabilisce che un individuo ha il diritto di accedere alla propria cartella clinica, fare copie e richiedere emendamenti. Per la maggior parte, solo tu e il tuo medico avete il diritto di accedere alla vostra cartella clinica.
- In rari casi, potrebbe essere necessario ottenere i record di qualcun altro. Avrai bisogno di un'autorizzazione diretta firmata dal paziente. Se il paziente è incapace, saranno necessari documenti legali per rinunciare alla firma. Tuttavia, il protocollo per richiedere i record di qualcun altro è oggetto di dibattito e confusione nella comunità medica. Se hai bisogno della cartella clinica di qualcun altro per qualsiasi motivo, discuti il problema con un avvocato per capire le procedure necessarie per ottenere tali informazioni.
- Le coppie sposate non hanno diritto alle cartelle cliniche reciproche ed è necessaria un'autorizzazione firmata per ottenere le cartelle cliniche del coniuge. I genitori di solito hanno accesso alle cartelle cliniche dei minori di 18 anni, ma ci sono alcune eccezioni. Se, ad esempio, un bambino ha più di 12 anni, alcuni stati consentono di mantenere riservati i dati relativi alla salute riproduttiva e alla storia sessuale.
Passaggio 2. Raccogli il materiale necessario
Per ottenere i tuoi record, hai bisogno di determinati materiali. Assicurati di avere tutti i documenti necessari compilati prima di iniziare il processo di richiesta dei record.
- L'Health Information Management Department (HIM) del tuo fornitore di assistenza sanitaria può fornirti il modulo di autorizzazione specifico per il tuo ospedale. Questo dovrà essere compilato per intero.
- Le informazioni incluse nel modulo di autorizzazione variano da stato a stato e da ospedale a ospedale. Tuttavia, la maggior parte dei moduli richiede il tuo indirizzo, data di nascita, numero di previdenza sociale e numero di telefono. Probabilmente dovrai anche fornire le date in cui hai ricevuto il trattamento, quali documenti vuoi che vengano rilasciati e le ragioni per cui hai richiesto i record.
- Molti ospedali, per velocizzare l'iter, consentono la compilazione online del modulo di autorizzazione. Controlla se questa è un'opzione nel tuo ospedale se la compilazione dei moduli online è più conveniente per te.
- Quando entri per richiedere i tuoi record, avrai bisogno di un documento d'identità con foto.
Passaggio 3. Scopri quali commissioni, se presenti, devi pagare
Le tariffe variano da ospedale a ospedale, ma esiste un protocollo specifico quando si tratta di addebitare i record. Siate consapevoli di questo per evitare di pagare tasse illegali.
- Gli ospedali hanno il diritto di addebitare le spese per le cartelle cliniche. Tuttavia, queste tasse sono limitate ai costi del lavoro richiesto per ottenere i record. In altre parole, il tuo ospedale non può utilizzare i tuoi dati per realizzare un profitto.
- Di solito, un ospedale addebiterà una tariffa in base al numero di pagine nei tuoi record. C'è un limite a quanto questa tassa è che varia da stato a stato. A New York costa 75 centesimi a pagina e in California 25. Scopri qual è il prezzo massimo per pagina nel tuo stato e assicurati di non essere sovraccaricato. Di solito è possibile trovare queste informazioni sul sito Web del Dipartimento della Salute. Per evitare queste spese, chiedi al tuo medico di inviare l'ultima nota SOAP della tua visita finale, o se sei in ospedale, richiedi i riepiloghi di dimissione che sono stati dettati dal tuo medico.
Parte 2 di 3: ottenere i tuoi record
Passaggio 1. Sapere quali documenti richiedere
Nel modulo di autorizzazione, ti verrà chiesto di selezionare il tipo di record che desideri. Se non hai familiarità con la terminologia medica, questo può creare confusione. Tuttavia, per i pazienti, i seguenti moduli sono più utili per tenere traccia dell'anamnesi e trasferire i medici.
- Anamnesi iniziale ed esame obiettivo
- Eventuali rapporti di consultazione condotti da specialisti. I rapporti di consultazione esaminano la storia del paziente, spiegano le sue esigenze mediche e espongono il motivo per cui viene richiesto il parere di un altro medico.
- Rapporti operativi, che documentano i dettagli di un intervento chirurgico
- Risultati del test
- Elenchi di farmaci
- Rapporti di dimissione, che includono le date in cui sei stato dimesso da un ospedale e qualsiasi assistenza domiciliare consigliata dal tuo fornitore
Passaggio 2. Decidi come desideri ricevere i tuoi record
Hai una varietà di opzioni quando si tratta di ricevere la tua cartella clinica. Le copie cartacee sono quelle generalmente richieste, ma puoi richiedere anche le copie digitali. Se il tuo ospedale utilizza un sistema di record elettronici, puoi ottenere i tuoi record sotto forma di CD o unità USB. Puoi anche ricevere le tue informazioni tramite e-mail. Scopri cosa è più conveniente per te e poi fai la richiesta.
Passaggio 3. Preparati ad aspettare
Ricevere la tua cartella clinica richiede tempo. Non è un processo nello stesso giorno e dovresti essere consapevole dei periodi di attesa.
- Legalmente, il tuo provider deve inviarti i tuoi record entro 30 giorni dalla tua richiesta iniziale. Potrebbero essere in grado di richiedere una proroga di 30 giorni una tantum, ma devono spiegare la causa di questo ritardo
- La maggior parte delle strutture non impiegherà 30 giorni e, in media, il tempo di attesa è di 5-10 giorni.
- Se hai bisogno dei tuoi dati perché stai cambiando medico o per motivi assicurativi, tieni presente il periodo di attesa. Pianifica in anticipo e richiedi i tuoi record con largo anticipo.
Parte 3 di 3: conoscere i propri diritti
Passaggio 1. Conosci i tuoi diritti HIPAA
HIPAA è la legge sulla portabilità e la responsabilità delle informazioni sanitarie. Dovresti essere informato dei tuoi diritti HIPAA quando inizi il trattamento con un nuovo medico, ad esempio quando sei ricoverato in ospedale o quando vedi un medico per la prima volta. In generale, HIPAA ti dà il diritto di accedere alle tue informazioni mediche e mantenerle private. Ciò significa che hai il diritto di:
- chiedi una copia della tua cartella clinica.
- richiedere correzioni alla tua cartella clinica.
- essere informato su come le tue informazioni possono essere utilizzate o condivise.
- decidere come le tue informazioni possono essere utilizzate.
- ottenere un rapporto su come sono state utilizzate le tue informazioni.
- presenta un reclamo se ritieni che le tue informazioni non vengano gestite correttamente.
Passaggio 2. Sappi che hai diritto alla tua cartella clinica
Hai diritto alla tua cartella clinica. Questa è la legge federale e un ospedale non può trattenere i documenti per nessun motivo, incluso il pagamento inadempiente. Come affermato, gli ospedali possono addebitare la carta ma non possono addebitare una tassa di ricerca. Se una struttura cerca di rifiutarsi di rilasciare i tuoi documenti o richiede una grossa somma di denaro per il loro rilascio, parla con un avvocato. Il rifiuto di rilasciare cartelle cliniche è raro, ma a volte si verifica. Capisci che è illegale.
Passaggio 3. Capire quali informazioni i medici possono trattenere
Sebbene tu abbia legalmente diritto alla maggior parte delle cartelle cliniche, un medico ha il diritto legale di rifiutare di rilasciare determinati documenti riguardanti la tua storia medica. Questi documenti includono:
- Note personali
- Informazioni relative a un minore di età superiore ai 12 anni, se il minore obietta
- Qualsiasi informazione che il medico ritiene possa causare danni sostanziali a te o ad altri
- Informazioni ottenute da altri medici
- Record di abuso di sostanze o record di salute mentale
Passaggio 4. Ricorso contro un rifiuto, se necessario
In alcuni casi, potresti volere o aver bisogno di determinate informazioni che un medico può rifiutare legalmente di rilasciare. Se, ad esempio, stai trasferendo a uno specialista gli appunti e le osservazioni personali di un medico possono fornire al tuo nuovo medico importanti informazioni sulla tua condizione. C'è una procedura di ricorso se il tuo provider si rifiuta di rilasciare determinati record.
- I regolamenti variano da stato a stato. La maggior parte degli stati richiede che tu presenti un ricorso scritto, citando le tue ragioni per aver bisogno delle informazioni, al Dipartimento della Salute. Il tuo provider deve quindi presentare una spiegazione per il suo rifiuto.
- Un giudice o un comitato decide se l'informazione debba essere rilasciata o meno. Se vinci il tuo ricorso, il tuo fornitore deve rilasciare legalmente i documenti. Se si perde il ricorso, la decisione è definitiva.
Suggerimenti
- Una volta a portata di mano, assicurati di organizzare le tue cartelle cliniche per data o tipo di record in un raccoglitore o uno strumento digitale. La maggior parte dei pazienti preferisce tenerli organizzati per data. Usa le note adesive per impostare chiaramente la data e il tipo di record su ogni record, così non dovrai cercarli nel record ogni volta. Molti strumenti online e mobili possono aiutarti a farlo facilmente, incluso il backup, gratuitamente oa basso costo.
- Se hai avuto il fornitore per un lungo periodo di tempo, potrebbe essere conveniente fornirgli i parametri della data poiché le cartelle cliniche possono essere lunghe migliaia di pagine se hai avuto lunghe degenze ospedaliere o malattie prolungate. Richiedi qualche mese di informazioni piuttosto che qualche anno.
