Se lavori in uno studio medico o stai avviando la tua pratica, la pianificazione degli appuntamenti con i pazienti è uno dei tuoi compiti più importanti. Mantenere il programma degli appuntamenti ben organizzato assicurerà che nessun paziente si "perda" nel sistema e che sia i pazienti che i medici abbiano un'esperienza piacevole in ufficio. Nel frattempo, massimizzare la produttività nella tua pianificazione ti consentirà di prenotare più appuntamenti e aumentare le entrate del tuo ufficio.
Passi
Metodo 1 di 3: Configurazione di un sistema di pianificazione degli appuntamenti
Passaggio 1. Consenti ai pazienti di prenotare gli appuntamenti per telefono, di persona e online
In questo modo, ti assicurerai di ricevere il maggior numero possibile di pazienti e di non perdere potenziali pazienti che non possono fissare appuntamenti in un modo particolare. Consentire alle persone di fissare appuntamenti online consente inoltre di usufruire dell'accesso online 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e consentire ai pazienti di prenotare appuntamenti fuori orario.
- Oltre a questa maggiore efficienza, i pazienti generalmente riferiscono di sentirsi più a proprio agio e meno gravati dall'autoprogrammazione online rispetto agli appuntamenti telefonici.
- È disponibile un'ampia varietà di software per la pianificazione degli appuntamenti online che è possibile acquistare da utilizzare nel proprio ufficio. Alcuni dei software più popolari includono AppointmentPlus, Booker e Thryv. Naturalmente, puoi anche creare il tuo software di pianificazione se hai capacità di programmazione e sviluppo!
Passaggio 2. Offri ai pazienti più opzioni di fasce orarie per il loro appuntamento
Dovrai assicurarti di offrire ai tuoi pazienti quante più opzioni possibili in modo che possano scegliere la fascia oraria migliore per il loro programma particolare. Questo può sembrare ovvio, ma è molto importante per mantenere felici i tuoi pazienti e ridurre la possibilità che debbano annullare l'appuntamento a causa di un conflitto di tempo.
Ad esempio, invece di chiedere a un paziente se il martedì alle 1:00 va bene per lui, dagli l'opportunità di selezionare qualsiasi fascia oraria disponibile che funzioni per lui, come martedì dalle 1:00-2:00, 2:00-3:00, o 4:00-5:00
Passaggio 3. Annotare le informazioni di contatto di ciascun paziente programmato
Dovrai essere in grado di contattarli per ricordare loro un appuntamento imminente o riprogrammare la loro prossima prenotazione. Assicurati di chiedere il numero di telefono, l'indirizzo e-mail e l'indirizzo postale della persona quando prenota per la prima volta l'appuntamento.
Se la persona prende l'appuntamento di persona o per telefono, chiedi semplicemente loro queste informazioni. Se prendono il loro appuntamento online, assicurati di includere un'area nel tuo portale online per le informazioni di contatto del paziente
Passaggio 4. Invia promemoria ai pazienti il giorno prima dell'appuntamento
Se i pazienti dimenticano l'orario dell'appuntamento e non si presentano, questo porta a un enorme blocco di tempo sprecato nel tuo programma. L'uso dei promemoria riduce il rischio che i pazienti non si presentino agli appuntamenti e quindi aiuta a prevenire questa perdita di tempo.
- Chiamare o inviare messaggi ai pazienti è il miglior tipo di promemoria, poiché è più probabile che notino una chiamata o un messaggio in arrivo piuttosto che vedere una nuova e-mail in un breve lasso di tempo.
- L'utilizzo di un sistema di promemoria può anche aumentare la cancellazione e la riprogrammazione di appuntamenti indesiderati, il che può portare i pazienti a sentirsi più in controllo e quindi più soddisfatti degli orari degli appuntamenti.
Passaggio 5. Avere un pianificatore di appuntamenti designato per il tuo ufficio
Se non sei il solo responsabile del mantenimento del programma degli appuntamenti per il tuo ufficio, assumi o designa qualcuno come principale pianificatore degli appuntamenti. Affidare la responsabilità della pianificazione degli appuntamenti a 1 persona consentirà una procedura di pianificazione più irreggimentata e porterà a un programma che riflette meglio le esigenze del paziente e le preferenze dei singoli medici.
Ad esempio, se una persona è responsabile della pianificazione degli appuntamenti, può concentrarsi su cose come abbinare particolari pazienti o condizioni a particolari medici invece di dividere la propria attenzione tra più compiti
Metodo 2 di 3: valutazione dei pazienti all'interno del programma
Passaggio 1. Raggruppare i pazienti con condizioni o problemi simili nello stesso giorno
I medici generalmente apprezzano il trattamento consecutivo di pazienti simili, poiché aggiunge coerenza al loro lavoro e li mette in una mentalità medica più focalizzata. Pertanto, organizzare il programma degli appuntamenti in questo modo renderà più felici i medici del tuo studio e consentirà ai tuoi pazienti di ricevere un trattamento più efficace.
Ad esempio, se ci sono più pazienti che programmano appuntamenti per malattie della pelle durante una particolare settimana, prova a impostarli in modo che i loro appuntamenti cadano tutti nello stesso giorno di quella settimana
Passaggio 2. Utilizzare un grafico di triage per assegnare la priorità agli appuntamenti in base alla serietà
Il grafico dovrebbe includere criteri come i sintomi riportati, l'urgenza dell'appuntamento e la durata dell'appuntamento. Quando aggiungi un nuovo appuntamento alla pianificazione, fai riferimento a questa tabella per determinare se prenotare l'appuntamento lo stesso giorno, nei prossimi giorni o nelle prossime settimane.
- Ad esempio, se una persona chiama per fissare un appuntamento e segnala sintomi come dolore intenso e mancanza di respiro, inseriscila nel programma il prima possibile poiché le sue condizioni potrebbero essere molto gravi.
- Se non c'è spazio nel programma per vedere subito qualcuno con una condizione urgente e devi riprogrammare l'appuntamento di un altro paziente, puoi anche utilizzare il grafico per determinare quali appuntamenti possono essere posticipati.
Passaggio 3. Evita la doppia prenotazione di nuovi pazienti e pazienti con problemi complessi
Questi appuntamenti richiederanno più tempo e attenzione di quanto i pazienti di ritorno avranno bisogno. Pianificare invece i pazienti "in fase di inserimento" che richiedono poca attenzione insieme ai nuovi pazienti, in modo che gli infermieri possano eseguire il check-in iniziale su un nuovo paziente mentre il medico lavora con il paziente in fase di inserimento.
- Anche se la doppia prenotazione in questo modo può aiutarti a vedere più pazienti in un giorno, può portarti a incorrere in problemi quando si verificano circostanze impreviste. Riduci al minimo le doppie prenotazioni per evitare problemi su tutta la linea.
- La pianificazione dei pazienti "work-in" è anche un buon mezzo per classificare i pazienti in base alle loro esigenze e lasciare più spazio per gli appuntamenti a quelli con problemi più seri.
Passaggio 4. Pianifica il tuo programma in base alle fluttuazioni stagionali delle esigenze dei pazienti
In base ai dati demografici della tua clientela, probabilmente vedrai molti appuntamenti prenotati nello stesso periodo dell'anno su base regolare. Usa l'esperienza passata per prevedere queste fluttuazioni stagionali e lascia uno spazio adeguato nel programma per soddisfare le esigenze dei tuoi pazienti.
- Ad esempio, potresti vedere un gran numero di persone che programmano controlli per i propri figli all'inizio di un nuovo anno scolastico, il che richiederà che tu cerchi di lasciare spazio per questi appuntamenti prima e dopo la scuola ogni giorno.
- In generale, i periodi dell'anno più affollati per gli studi medici includono l'inizio di un nuovo anno scolastico (es. agosto), la stagione delle allergie (es. aprile-giugno) e la stagione influenzale (es. ottobre-febbraio).
Metodo 3 di 3: mantenere un programma di appuntamenti efficiente
Passaggio 1. Crea una sequenza temporale settimanale per organizzare il tuo programma
La tua cronologia dovrebbe includere informazioni come il numero di pazienti che il tuo ufficio deve programmare ogni settimana, quante ore i membri del personale possono lavorare e quanti giorni un paziente può aspettare prima di vedere un medico. Avere queste informazioni sulla tua cronologia ti aiuterà a bilanciare le esigenze dei pazienti con quelle dei tuoi impiegati.
Ad esempio, se sai di aver già programmato un numero sufficiente di pazienti per soddisfare le esigenze del tuo studio per una settimana, puoi quindi dare la priorità alla programmazione dei pazienti che non hanno condizioni urgenti durante la settimana successiva
Passaggio 2. Impiegare una programmazione delle onde modificata per evitare l'accumulo di pazienti
In questo modello di pianificazione, gli appuntamenti dei pazienti sono raggruppati vicino all'inizio dell'ora e la fine dell'ora viene lasciata aperta. Con questo tipo di pianificazione, lo spazio aperto alla fine dell'ora funge da buffer per quando gli appuntamenti durano più a lungo del previsto o si verificano altre circostanze impreviste.
- Il modello di pianificazione delle onde modificato ridurrà drasticamente i tempi di attesa dei pazienti, portando così a una maggiore soddisfazione complessiva del paziente.
- Se hai del tempo libero alla fine dell'ora, puoi usare quel tempo per recuperare altre attività in ufficio, come archiviare documenti, fare telefonate o persino tenere riunioni del personale.
Passaggio 3. Utilizzare una lista d'attesa per evitare di perdere spazio nel programma dopo una cancellazione
Avendo una lista d'attesa, puoi aggiungere i pazienti alla pianificazione all'ultimo minuto se un appuntamento precedentemente programmato viene annullato. Ciò ridurrà al minimo la quantità di tempo e le entrate che il tuo ufficio perderà quando un paziente ti annulla.
Crea la tua lista d'attesa in formato digitale e configurala in modo da poter inviare istantaneamente un SMS o un'e-mail ai pazienti in lista quando si apre uno slot di pianificazione. Questo è molto più efficiente rispetto al dover contattare telefonicamente i pazienti nell'elenco
Passaggio 4. Impostare l'orario di arrivo 20 minuti prima dell'orario dell'appuntamento
Ciò darà al personale della stazione di check-in tutto il tempo necessario per raccogliere tutte le informazioni necessarie da un paziente prima dell'appuntamento programmato con il medico. Organizzare gli orari degli appuntamenti in questo modo previene i tipi di ritardi che possono annullare il programma di un'intera giornata.
