Ai sensi dell'Occupational Safety and Health Act (OSHA), i tuoi dipendenti hanno il diritto di denunciarti per qualsiasi numero di violazioni della sicurezza sul lavoro, incluso l'uso di materiali pericolosi, protezione antincendio o esposizione al rumore. Sapere come rispondere a un reclamo OSHA e disporre di una serie di procedure esistenti in atto aiuterà la tua azienda a rimanere in attività e soddisfare tutte le esigenze normative affrontate dal reclamo.
Passi
Parte 1 di 4: Reagire alla telefonata iniziale
Passaggio 1. Niente panico
Ricevere un reclamo OSHA probabilmente sarà uno shock per te, ma non farti prendere dal panico! Tutto quello che devi fare è rimanere calmo e rispettoso, ascoltare attentamente e seguire le istruzioni, apportare le modifiche necessarie e inviare una lettera di risposta che lo mostri. In effetti, il tuo reclamo OSHA dovrebbe essere risolto in pochi giorni.
Passaggio 2. Ascolta attentamente
Quando ricevi la telefonata iniziale che ti informa del reclamo OSHA, ascolta con molta attenzione il rappresentante al telefono. Evita di fare domande! Sii semplicemente il più professionale possibile e scrivi tutte le informazioni.
Passaggio 3. Astenersi dall'ammettere o spiegare qualsiasi cosa
Mentre sei al telefono con il rappresentante, evita di ammettere, negare o spiegare in altro modo qualsiasi cosa. Ora non è il momento per questo. Ascolta semplicemente e prendi più informazioni che puoi. Durante questa telefonata, tieni a freno la lingua.
Potresti dire qualcosa come "Non posso né confermare né negare queste accuse" o semplicemente: "Non è nostra politica aziendale rispondere subito"
Passaggio 4. Esprimi genuina preoccupazione
Dopo aver ascoltato ciò che il rappresentante ha da dire, prenditi un momento per esprimere una preoccupazione genuina e professionale. Illustra che prendi molto sul serio questa lamentela.
Puoi esprimere la tua preoccupazione in modo molto diretto dicendo "Prendo molto sul serio questo reclamo. La sicurezza dei miei dipendenti e del posto di lavoro è molto importante per me"
Passaggio 5. Annuncia la tua intenzione di conformarti
Spiega che intendi esaminare attentamente le accuse quando ricevi la lettera di reclamo ufficiale e attenersi alle indicazioni riportate all'interno. Metti in chiaro che farai tutto il necessario per risolvere questo reclamo e correggere la situazione.
Potresti dire: "Ho tutta l'intenzione di esaminare la questione e di correggere eventuali problemi il prima possibile"
Passaggio 6. Ringraziare il rappresentante OSHA
Alla fine della telefonata, assicurati di ringraziare il rappresentante per il suo tempo. Questo aiuta a chiudere la comunicazione su una nota positiva e professionale.
Parte 2 di 4: risposta alla lettera di reclamo
Passaggio 1. Rivedere gli standard OSHA citati nella lettera
Subito dopo la tua telefonata, dovresti ricevere una corrispondenza fax dall'OSHA. Questa è la tua lettera di reclamo ufficiale. Esamina questa lettera con molta attenzione e determina la natura del reclamo.
Passaggio 2. Pubblica una copia della lettera di reclamo
Secondo le istruzioni dell'OSHA, devi pubblicare una copia della tua lettera di reclamo su una bacheca aziendale, dove tutti i dipendenti possono vederla.
- La citazione deve rimanere pubblicata per tre giorni lavorativi (esclusi i fine settimana o i giorni festivi) o fino alla risoluzione del problema.
- Questo deve essere fatto anche se si contesta la citazione.
Passaggio 3. Firma e invia via fax il tuo "Certificato di invio
"Dopo aver inviato una copia di questa lettera in modo che i tuoi dipendenti possano vederla, firma il "Certificato di invio" incluso e invialo via fax al numero fornito. Conserva la ricevuta del fax come prova.
Passaggio 4. Indagare sulle accuse
Esamina ogni elemento del reclamo OSHA nel modo più approfondito possibile. Anche se sei turbato dal reclamo o non dai molta importanza alla sua legittimità, cerca eventuali aree che devono essere affrontate o migliorate.
Passaggio 5. Metti in moto il tuo piano di correzione
Dopo aver esaminato tutti i potenziali problemi, escogita un piano per correggerli e avvia immediatamente il tuo piano. Registra eventuali modifiche importanti tramite foto, ricevute o altra documentazione.
Parte 3 di 4: stesura della tua lettera di risposta
Passaggio 1. Agisci rapidamente
Dovresti redigere la tua lettera di risposta non più di tre giorni dopo aver ricevuto la tua lettera di reclamo. Una volta ricevuto il reclamo, hai solo cinque giorni per affrontare completamente la situazione e inviare una risposta, quindi non perdere tempo.
Passaggio 2. Utilizzare un formato chiaro
Osserva attentamente il modo in cui è formattata la tua lettera di reclamo, prendi nota della formulazione utilizzata e presta attenzione al tono. Dovrai abbinare sia il formato che il tono della lettera che hai ricevuto.
- Indirizza la tua lettera rispecchiando le informazioni sulla lettera di reclamo che hai ricevuto (incluso il nome del rappresentante che ha firmato la tua lettera di reclamo).
- Includi il tuo numero ufficiale di reclamo nella riga dell'oggetto.
- Abbina il saluto della tua lettera a quello utilizzato nella lettera di reclamo.
- Dichiara le tue intenzioni con la lettera (ad esempio, per affrontare le accuse e presentare le tue scoperte) nella tua introduzione.
Passaggio 3. Limitati ai fatti
Nel resto della tua lettera, esponi i fatti nel modo più semplice e chiaro possibile. Non è questo il luogo per parlare male di un dipendente, cercare di negare le accuse o tentare di dare la colpa agli altri. Il tuo reclamo verrà risolto più rapidamente se affronti semplicemente le accuse e spieghi cosa hai fatto per correggere la situazione.
Ad esempio, potresti dire: "Il 5 novembre ho ricevuto il reclamo OSHA numero 2845. Nel corso dei due giorni successivi, abbiamo esaminato le citazioni 1-3 e stabilito azioni correttive. Il 7 novembre abbiamo rettificato la citazione 1 (uso improprio di cappa aspirante) sostituendo l'apparecchiatura (vedi scontrino e foto allegata)."
Passaggio 4. Fornire la documentazione
Invia la tua lettera insieme a tutti i documenti supplementari che ti aiuteranno a chiudere il tuo caso. Ciò può includere ordini di acquisto, ricevute, risultati di monitoraggio, informazioni di contatto del fornitore/appaltatore, fotografie o qualsiasi altro documento che verifica le modifiche apportate.
Passaggio 5. Invia la lettera
Farsi spedire la lettera tramite Posta Certificata (con richiesta di firma di ricevuta), o tramite corriere privato. Non dimenticare la scadenza di cinque giorni!
Passaggio 6. Chiama e segui
Se non hai sentito nulla sul tuo reclamo entro la fine di tre giorni lavorativi dalla data di ricezione prevista, chiama e rispondi. Tieni pronto il numero del tuo caso e chiedi un rapporto sullo stato.
Passaggio 7. Prepararsi per un'ispezione
È possibile che un ispettore OSHA si presenti senza preavviso alla tua struttura. Sii gentile, professionale e cortese e rispondi solo a domande specifiche rivolte dall'ispettore.
Passaggio 8. Pagare eventuali penali
A seconda della natura e della gravità del reclamo, ti potrebbe anche essere chiesto di pagare una penale. Tale penale deve essere pagata entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento della citazione inviando un assegno direttamente all'OSHA. Fino a quando non verrà ricevuto il pagamento, il tuo caso non verrà risolto.
Parte 4 di 4: Contestare un reclamo OSHA
Passaggio 1. Richiedi una conferenza informale
Se stai pensando di contestare il tuo reclamo, ti consigliamo vivamente di chiamare e richiedere una conferenza informale con un rappresentante OSHA locale. Durante questa conferenza, sarai in grado di avere un'idea migliore della natura della tua violazione, discutere i metodi per la correzione, discutere le opzioni di risoluzione e possibilmente anche risolvere citazioni e sanzioni contestate.
Questo può essere fatto anche se la tua intenzione è di conformarti pienamente, o se non sei sicuro di quale corso seguire
Passaggio 2. Redigere e inviare un "Avviso di intenti al concorso
Se hai concluso che qualsiasi elemento del reclamo è infondato, o se non sei d'accordo con la tariffa assegnata o la data di riduzione, devi inviare un avviso ufficiale di intenti al concorso entro 15 giorni lavorativi dal ricevimento della tua citazione. La tua lettera deve indicare esattamente ciò che viene contestato - la citazione, parte della citazione, l'importo della tassa o la data di riduzione - nel modo più chiaro possibile. Quindi inviare questo avviso tramite posta certificata.
Ad esempio, potresti dire: "Desidero contestare la citazione e la sanzione proposte per i punti 2 e 3 della citazione emessa il 5 novembre 2015"
Passaggio 3. Attendi che l'OSHRC fissi un'udienza
Non appena la tua notifica di intenti al concorso sarà ricevuta, il tuo caso sarà ufficialmente oggetto di contenzioso. Le date dell'abbattimento e della tassa saranno sospese fino a quando non verrà presa una decisione e il tuo caso sarà inoltrato all'OSHRC. L'OSHRC è un'agenzia indipendente separata dal Dipartimento del Lavoro. L'OSHRC pianificherà un'udienza per il tuo caso.
Passaggio 4. Partecipa all'udienza
Una volta fissata la data dell'udienza, vorrai iniziare a prepararti per l'udienza e assicurarti di poter partecipare. Potresti voler ottenere un consiglio legale, che ti aiuterà a presentare il tuo caso. Sia i datori di lavoro che i dipendenti possono partecipare a questa audizione.
Passaggio 5. Scegliere di accettare o impugnare la decisione
In questa udienza verrà presa una decisione, o confermando la citazione iniziale e le tasse, modificandole per tener conto della tua specifica contestazione, o respingendole. Ciascuna delle parti ha quindi l'opportunità di accettare la decisione o di presentare un ricorso per ulteriori indagini da parte dell'OSHRC. Se il caso non viene ancora risolto, passerà alla Federal Circuit Court.
Suggerimenti
- Rispetta i diritti dei tuoi dipendenti di presentare un reclamo OSHA. La sezione 11(c) dell'Occupational Safety and Health Act vieta a qualsiasi azienda di licenziare un dipendente o di vendicarsi contro di lui o lei a causa di segnalazioni o presentazione di un reclamo OSHA.
- Non fare domande o trovare scuse quando hai a che fare con OSHA. Sii invece diretto e conciso con la tua comunicazione con loro e affronta solo il reclamo in questione.
- Se un investigatore OSHA si presenta presso la tua azienda, non sei tenuto a farlo entrare fino a quando tutto il personale di gestione non sarà sul posto. Informare tutti gli addetti alla reception e le guardie di sicurezza di questo fatto.
- Se questo problema non viene risolto rapidamente, potresti voler ottenere una consulenza legale.
