Sappiamo tutti che essere organizzati al lavoro è importante, ma è una lotta continua per molte persone. Che ci crediate o no, rimanere organizzati non è così scoraggiante come potrebbe sembrare. Alcune soluzioni rapide e alcune soluzioni continue rendono tutto più semplice di quanto avresti mai pensato.
Passi
Metodo 1 di 4: Gestione dello spazio e del tempo
Passaggio 1. Monitora le tue attività
Trascorri un paio di giorni tenendo un diario o un registro delle tue attività quotidiane. Questo ti aiuterà a vedere esattamente cosa fai che potresti non realizzare e fornirà un primo sguardo sui divari organizzativi e di produttività. Questo esercizio dovrebbe essere svolto anche tenendo a mente i tuoi obiettivi generali. Attraverso il registro delle attività, puoi vedere quali attività potrebbero essere perdite di tempo e quali attività potrebbero effettivamente favorire i tuoi obiettivi.
Passaggio 2. Determina i tempi di produttività
Alcuni di noi sono persone mattiniere, e alcuni di noi rabbrividiscono all'idea delle mattine. Potresti già avere un'idea di quali ore del giorno sei più produttivo. Sia che tu preferisca la sera, la mattina, l'ora di pranzo o subito prima o dopo le ore di punta della giornata lavorativa, approfitta di quei momenti per massimizzare la tua produttività.
Passaggio 3. Dai priorità alle tue attività
Sappiamo tutti che alcune attività sono più importanti di altre, ma non sempre diamo loro la priorità di conseguenza. Quindi sviluppa un sistema di classificazione segnalando o contrassegnando compiti importanti, ad esempio, e sii onesto e flessibile. Usa i promemoria, tramite un calendario digitale o tramite note adesive sul computer o sulla scrivania. Dedica più tempo ed energia agli elementi prioritari della tua lista. Gli esempi includono attività urgenti come le cose dovute entro la fine dell'attività o domani. Potresti anche dare la priorità alla risposta a clienti, capi o chiunque altro paghi le bollette. E se non sei sicuro della sensibilità o dell'importanza di un compito, è sempre bene chiedere.
Passaggio 4. Elimina subito le attività veloci
Non tutte le attività devono essere prioritarie e pianificate per un tempo di completamento futuro. Alcune attività richiedono quasi tanto tempo per la pianificazione o la pianificazione quanto ne richiedono per essere eseguite. Se è così e puoi portare a termine quei compiti subito, fallo con tutti i mezzi! Gestire immediatamente le attività veloci aiuta anche a prevenire la procrastinazione.
Passaggio 5. Gestisci il disordine e i materiali di lavoro
Le nostre scrivanie passano facilmente da luoghi disordinati a siti di tornado, ovviamente ostacolando l'organizzazione. Alcune persone operano anche con una politica di sola scrivania pulita. Sebbene ciò non sia assolutamente necessario, prendi provvedimenti per svuotare l'area di lavoro.
- Riordina. Getta la spazzatura nella spazzatura e archivia sistematicamente i materiali necessari. Elimina il disordine quando possibile: durante le pause della giornata lavorativa, le pause o tra le attività.
- Pulisci subito dopo te stesso. In questo modo è in cima alla tua mente. Inoltre, eviti l'inevitabile agitazione di avere il disordine attuale che diventa parte del tuo disordine futuro.
- Tieni a portata di mano i rifornimenti necessari. Non tutto intorno a te è disordinato, ovviamente. Avere a disposizione gli strumenti necessari ti fa risparmiare tempo e fa un buon uso del tuo prezioso spazio.
Passaggio 6. Pianificare attività e appuntamenti
Alcune persone pianificano solo riunioni, ma non attività nella loro lista di cose da fare. La pianificazione delle attività più importanti e degli appuntamenti può essere utile. Potresti anche "raggruppare" le tue giornate tenendo riunioni solo il martedì e il giovedì, ad esempio. Tieni anche dei buchi nel tuo programma per dedicare del tempo creativo a te stesso o per soddisfare gli imprevisti.
- Usa un organizzatore e un calendario. Questi possono essere organizzatori di carta e penna o potrebbero essere calendari basati su software e app per assistenti personali, come iCalendar o Google Now.
- Classifica le tue attività. Le attività di categorizzazione o codifica a colori possono darti un rapido promemoria visivo di ciò che è importante e dove. Ad esempio, le categorie potrebbero includere corrispondenza, progetti, eventi, riunioni, brainstorming e persino pause o esercizi e tempo in palestra.
- Semplifica la tua tecnologia. Gli organizzatori online e le piattaforme di posta elettronica come Outlook, ad esempio, possono combinare elenchi di cose da fare, calendari e indirizzi. Questo non solo aumenta la tua efficienza, ma aiuta a semplificare il tuo pensiero.
- Delega ove possibile. Nella follia della giornata lavorativa, è facile dimenticare che non devi fare tutto da solo. Delega a un assistente o, se sei particolarmente sommerso, chiedi a un collega di farti un solido e di aiutarti con un compito particolare. Puoi sempre ripagarli in seguito quando le cose rallentano.
Metodo 2 di 4: affrontare sistematicamente la posta elettronica
Passaggio 1. Controlla la posta elettronica agli orari programmati
Non tutti noi dobbiamo essere incollati alla nostra casella di posta, poiché molti messaggi non sono in realtà così sensibili al tempo come potremmo pensare. Se lavori in un lavoro che non richiede un follow-up immediato della posta elettronica, controlla la tua posta elettronica agli orari programmati solo circa tre o quattro volte al giorno.
Passaggio 2. Archivia le email
Usa cartelle e contrassegni di archiviazione a tuo vantaggio invece di lasciare che i messaggi si accumulino nella tua casella di posta. Le cartelle e le sottocartelle in Outlook, ad esempio, o le etichette di Gmail e più caselle di posta possono essere una risorsa. Se sei un giornalista, ad esempio, le tue cartelle potrebbero essere chiamate Storie attuali, Storie future, Storie vecchie, Interviste e fonti e Piazzole e idee.
Elimina e archivia. Archivia la corrispondenza vecchia e importante ed elimina il resto. Nell'esempio sopra, "Old Stories" è la cartella dell'archivio del giornalista. Una volta che inizi a eliminare le vecchie e-mail, rimarrai sorpreso da quante e-mail sono più degne del cestino che dello schedario. Alcune persone giurano anche per "posta in arrivo zero", che significa avere zero e-mail non lette (o zero e-mail nella tua casella di posta, punto). Oltre a utilizzare cartelle ed etichette, puoi azzerare la posta in arrivo utilizzando la funzione di archiviazione, eliminando le vecchie e-mail durante i tempi di inattività e utilizzando le app di decluttering della posta elettronica
Passaggio 3. Impiega altre forme di comunicazione quando sono più efficienti
A volte una telefonata veloce può fare il lavoro di 10 e-mail avanti e indietro. Se è così, chiama! Se sai che uno scambio di e-mail merita una discussione o comporterà un notevole scambio di battute, a volte è meglio fare una telefonata. Spesso riceverai maggiori dettagli per telefono, mentre tu e l'altra parte della discussione evitate di redigere e-mail lunghe e dispendiose in termini di tempo. Potresti anche inviare un'e-mail a un collega e dire: "Ho molte domande per te su questo. Forse una chiamata sarebbe più facile. Posso chiamarti tra 5?"
Passaggio 4. Limitare le interruzioni
Mentre le pause strategiche sono utili, le interruzioni durante i tuoi orari di lavoro non lo sono. Le interruzioni possono rallentarti, interrompere il ritmo di lavoro e farti perdere il filo del discorso. Quindi, prova a utilizzare i messaggi di assenza e la segreteria quando sai che sarai troppo occupato. Questi strumenti non sono solo per quando non sei fisicamente in ufficio; possono essere usati quando sei troppo sommerso. Molte persone hanno anche una "politica della porta aperta", ma in realtà non devi tenere la porta aperta in ogni momento. Potresti anche lasciare una nota amichevole sulla porta che dice "Conferenza in corso" o "Occupato". Torna più tardi o invia un'e-mail per favore.”
Passaggio 5. Utilizza il cloud
Vale la pena considerare il cloud computing perché può essere più economico, scalabile, più efficiente e più facilmente aggiornabile. I contenuti disponibili nel cloud sono particolarmente utili perché puoi accedervi attraverso i tuoi dispositivi: computer, tablet, smartphone, ecc. Il cloud storage funge anche da utile forma primaria o secondaria di backup digitale. Verifica con il tuo responsabile IT o fornitore di software perché potresti già avere una certa quantità di spazio libero su disco disponibile nel cloud o disponibile per una piccola tariffa annuale.
Passaggio 6. Usa i segnalibri online
I principali browser hanno tutti funzionalità di bookmarking in cui è possibile salvare e organizzare i propri indirizzi Web preferiti o visitati più di frequente per un accesso rapido e semplice. Approfittane per non dimenticare i siti importanti per verificare la presenza di notizie o aggiornamenti del settore.
Metodo 3 di 4: usare il tempo a proprio vantaggio
Passaggio 1. Evita il multitasking
Tutti gli esperti sembrano essere d'accordo su questo. Anche se può sembrare veloce o bello in TV, il multitasking non è efficiente e può effettivamente danneggiare l'efficienza organizzativa. Invece, dedica tutta la tua attenzione a un'attività alla volta, gestiscila e passa all'elemento successivo della tua lista.
Passaggio 2. Crea un programma o un orario per te stesso
Per fortuna, la maggior parte dei lavori non richiede di programmare tutto nel corso della giornata fino al minuto. Tuttavia, mantenere un programma di base dei momenti salienti e delle attività e degli eventi più importanti della tua giornata può aiutarti a tenerti concentrato.
- Stabilisci dei limiti di tempo per determinate attività. Alcune attività non richiedono limiti di tempo, ma altre dovrebbero avere parametri temporali per aumentare la produttività. Pensa alle attività della tua giornata che tendono a richiedere più tempo del necessario e assegna loro dei limiti di tempo in futuro.
- Calcola tempo extra per altre attività. Alcune attività, come hai imparato dall'esperienza, di solito finiscono per richiedere più tempo del previsto, ma non è necessariamente una cosa negativa. Per questo tipo di attività e per eventi e riunioni particolarmente importanti, ad esempio, preventivare tempo extra prima e dopo.
Passaggio 3. Utilizzare un'app timer, un cronometro o una sveglia
Questi possono essere strumenti efficaci se usati con parsimonia. Ad alcune persone piace impostare le sveglie con 10, 15 o 30 minuti di anticipo per dare loro un preavviso o un tempo di buffering prima di un'attività. Puoi anche impostare avvisi di promemoria.
Passaggio 4. Evita di posticipare le attività
Chiediti se il rinvio è assolutamente necessario o se questo bisogno è solo un esempio di procrastinazione. Se percepisci quest'ultimo, non rimandare il potere! Tuttavia, nei casi in cui è inevitabile posticipare tutta o parte di un'attività, assicurati di prendere nota di dove hai interrotto e riprogrammare con piani concreti. In alternativa, potresti elaborare un piano di emergenza. Ad esempio, se devi annullare una riunione di persona, forse puoi invece tenere una chiamata in conferenza o una conferenza Web.
Metodo 4 di 4: Rimanere in salute fisicamente e mentalmente
Passaggio 1. Fare delle pause
I tempi di inattività mentale sono importanti per la nostra produttività e salutari per la mente. A volte siamo così presi dal nostro lavoro che non ci fermiamo per fare le pause tanto necessarie. Fare delle pause ci dà il riposo necessario che migliora la nostra produttività, ma ci dà anche l'opportunità di fare un passo indietro e chiederci se quello che stiamo facendo è o meno l'uso più efficiente del nostro tempo.
Passaggio 2. Dormi meglio
Senza un sonno adeguato, potresti sentirti intontito, stanco o letargico il giorno successivo, il che può danneggiare il tuo programma e l'efficienza sul lavoro. Obiettivo per sette-otto ore di sonno ininterrotto per notte.
Passaggio 3. Non paragonarti ai colleghi
La maggior parte dei lavori dei nostri colleghi è diversa dal nostro e ognuno ha diversi metodi di organizzazione che funzionano per loro. Un metodo che ha senso ed è efficiente per un collega potrebbe non essere il metodo migliore per te e viceversa.
Passaggio 4. Accetta che l'organizzazione è un processo continuo
Non aspettarti di essere perfetto. L'organizzazione è in corso e richiede un'attenzione continua. Non sarai organizzato in modo ottimale ogni giorno, ma una piccola organizzazione fa molto per aumentare la tua efficienza.
