È sempre una buona idea conservare copie delle cartelle cliniche, poiché ti torneranno utili se cambi medico, vai al pronto soccorso, ti ammali durante un viaggio o ti trasferisci in un altro posto. Avere copie cartacee e digitali delle tue cartelle cliniche comodamente organizzate può farti risparmiare tempo e consentirti di ottenere cure mediche migliori. In effetti, la ricerca ha scoperto che i pazienti cardiaci che tengono cartelle cliniche personali godono di migliori risultati di salute perché i loro caregiver possono vedere meglio la loro storia di salute. Questo è probabilmente anche il caso di persone con altre condizioni croniche come cancro, diabete e artrite.
Passi
Parte 1 di 2: organizzazione di copie cartacee
Passaggio 1. Chiedi ai tuoi operatori sanitari di accedere ai tuoi file medici
Il primo passo per organizzare la tua cartella clinica personale è raccogliere copie cartacee (fisiche) di quante più informazioni possibili sui tuoi trattamenti e diagnosi da tutti i tuoi operatori sanitari, inclusi medici, infermieri, chiropratici, fisioterapisti, psicologi, ecc. tieni presente che la legge federale richiede che tutti i medici e le strutture mediche ti consentano di accedere alle tue cartelle cliniche.
- Ricordati di essere educato e paziente quando chiedi di accedere ai tuoi file medici. Dì loro che è necessario stabilire i propri record personali. Alcuni medici e strutture mediche potrebbero esitare a consentire l'accesso a causa del timore di contenziosi per negligenza.
- Il tuo caregiver potrebbe aver bisogno di tempo per organizzare le tue informazioni mediche perché potrebbe non essere tutto in un unico file. Fissa un appuntamento per tornare se è il caso.
- Tieni presente che una cartella clinica personale combina tutte le informazioni mediche raccolte da ciascun assistente/struttura medica in cui sei stato in un unico file facilmente accessibile.
- Sebbene la legge federale ti dia il diritto di accedere alla maggior parte delle informazioni sanitarie del tuo paziente (cartelle mediche, imaging, risultati dei test, documenti di fatturazione, ecc.), alcuni tipi di informazioni sono esentati. Ad esempio, non hai il diritto di accedere agli appunti di psicoterapia (cioè agli appunti presi da un professionista della salute mentale durante una sessione di consulenza) o ai documenti compilati per l'uso in un procedimento civile o penale.
Passaggio 2. Copia tutti i documenti nelle tue cartelle cliniche
Dopo aver informato il caregiver delle tue intenzioni e aver organizzato le tue informazioni mediche, è il momento di fare copie di tutto. La tua cartella clinica personale dovrebbe includere copie di tutti i risultati di test/laboratorio, diagnosi, rapporti di trattamento, rapporti di radiologia, note di avanzamento, dichiarazioni assicurative e rinvii da ogni assistente/struttura medica che hai visitato. Non aspettarti che il vero caregiver copi il tuo file per te. Probabilmente il loro personale di supporto sarà quello che farà la copia effettiva.
- Sebbene possiedi le tue informazioni mediche, non possiedi la carta, i file e i raggi X effettivi su cui si trovano le tue informazioni, quindi non aspettarti di uscire con gli originali. Hai diritto solo alle copie degli originali.
- Il tuo assistente/struttura medica ha il diritto legale di addebitarti una tassa per la copia, quindi chiedi quanto potrebbe costare. Possono addebitare per pagina o una tariffa fissa per il servizio di copia.
- Probabilmente dovrai firmare un modulo di rilascio in ogni struttura a cui richiedi i record.
Passaggio 3. Organizza e metti le tue copie cartacee in un raccoglitore
Dopo aver copiato i file medici originali, separali creando una pila per ogni fornitore di servizi medici. Quindi, ordina i record per ciascun fornitore dalla tua prima visita alla più recente, in ordine cronologico. Questo tipo di organizzazione renderà facile e veloce la ricerca delle informazioni. Fai dei buchi nella tua cartella clinica lungo il margine sinistro con un perforatore a 3 fori e mettili in un robusto raccoglitore a tre anelli o un quaderno rilegato a filo (magari con divisori per ogni membro della famiglia, o anche un raccoglitore per ogni membro della famiglia).
- Usa divisori indice di colori diversi per organizzare le tue cartelle cliniche per fornitore medico e/o struttura. Oltre alla codifica a colori, organizza più medici in ordine alfabetico all'interno del raccoglitore.
- Considera di rinforzare i fori dei tuoi documenti copiati, soprattutto se tu o i tuoi assistenti guardate spesso il raccoglitore.
- Tieni presente che tutti i documenti relativi a richieste di indennizzo/pagamenti assicurativi devono essere conservati per un massimo di cinque anni, anche se se sono relativi alle dichiarazioni dei redditi, conservali per almeno sette anni.
Passaggio 4. Creare un sommario
Usa un programma di elaborazione testi sul tuo computer per scrivere un sommario per le tue cartelle cliniche personali. La pagina del sommario dovrebbe delineare i fornitori codificati a colori che hai visto ed essere elencati in ordine cronologico e/o alfabetico: sarà molto più facile navigare per gli operatori sanitari impegnati. Stampa il sommario su un pezzo di carta più spesso in modo che sia più resistente allo strappo o all'usura.
- Usa caratteri grandi e leggibili per la pagina dei contenuti, niente di troppo elaborato o artistico (ricorda che non stai creando un album di ritagli).
- Se necessario, visitare il sito Web dell'azienda che ha prodotto i divisori di indice per assistenza nella creazione di un sommario stampato.
- Usa il sommario vuoto che potrebbe essere stato incluso con i divisori di indice che hai acquistato per il tuo raccoglitore.
Passaggio 5. Mantieni al sicuro il tuo raccoglitore/taccuino
Una volta che hai tutte le copie cartacee delle tue cartelle cliniche organizzate in un robusto raccoglitore a tre anelli o in un taccuino rilegato a filo, conservalo su uno scaffale stabile o in uno schedario con serratura a casa, lontano dalla presa di bambini e animali domestici. Avere la tua cartella clinica a casa ti consente di leggerla e comprenderla a tuo piacimento, il che può aiutarti a sentirti più in controllo della tua salute e a scegliere meglio le tue terapie.
- Per maggiore sicurezza, considera di conservare il tuo raccoglitore di copie cartacee in una cassaforte domestica o in una scatola ignifuga.
- Potrebbe essere più conveniente avere le copie cartacee a portata di mano e vicino alla scrivania e al computer, quindi concentrarsi invece sulla protezione delle copie digitali (vedi sotto).
Parte 2 di 2: creazione di una copia elettronica
Passaggio 1. Scansiona le tue cartelle cliniche nel tuo computer
Una volta che hai tutte le copie cartacee della tua cartella clinica, dovresti anche scansionarle in copie digitali/elettroniche. Avere una copia digitale delle tue cartelle cliniche ti proteggerà nel caso in cui le tue copie cartacee vengano danneggiate o perse - questo è di particolare interesse per le persone che vivono in aree ad alto rischio di inondazioni, tornado, terremoti e altri disastri naturali.
- La maggior parte delle stampanti è in grado di eseguire la scansione di documenti, quindi in genere non sono necessarie altre apparecchiature.
- Dopo aver scansionato le copie cartacee nel computer, creare una cartella "Documenti medici" e quindi alcune sottocartelle per ciascun fornitore di servizi medici. Rilascia i file scansionati nelle cartelle applicabili.
- In alternativa, puoi inserire i dati dalle tue copie cartacee nel tuo computer a mano (digitando), ma questo richiede molto più tempo rispetto alla scansione.
Passaggio 2. Acquista un software specifico per le cartelle cliniche personali
Se disponi di un software di elaborazione testi che conosci, è fantastico, ma sappi che esiste anche un software appositamente progettato per organizzare le tue cartelle cliniche personali. Dovrai comunque scansionare i documenti fisici, ma il software speciale si occuperà praticamente di tutta l'organizzazione per te.
- Il costo del nuovo software in genere varia da $ 25 a $ 75 e può includere anche una sorta di supporto tecnico online.
- Cerca online il software più adatto al tuo budget e al tuo livello di competenza informatica. Alcune aziende possono offrire prove gratuite per periodi di tempo limitati.
- Indipendentemente da come sono organizzati i file sul computer, è necessario eseguirne il backup su un CD fisico, un disco rigido esterno o un'unità flash portatile.
Passaggio 3. Controllare i record sanitari online
Alcuni fornitori di servizi sanitari, ospedali e piani assicurativi offrono record online a cui è possibile accedere da remoto. In altre parole, mettono le tue cartelle cliniche online (con il tuo permesso e su un database protetto), in modo che tu possa accedervi comodamente dal tuo computer a casa o anche dal tuo telefono. Se questo è il caso dei tuoi operatori sanitari, ciò potrebbe farti risparmiare tempo e fatica a scansionare le tue copie cartacee.
- Potresti aver bisogno di app e/o programmi speciali per accedere e navigare tra i tuoi documenti sanitari online. Chiedi consiglio al tuo caregiver principale (o al suo personale).
- Se sei preoccupato per la sicurezza delle tue informazioni personali online, puoi richiedere che il tuo assistente/struttura medica non memorizzi nessuno dei tuoi file online.
Passaggio 4. Archivia i tuoi dati sanitari online
Un'altra opzione elettronica è quella di archiviare i tuoi dati sanitari personali su un sito Internet sicuro di terze parti (o sul "cloud") dopo aver scansionato i documenti nel tuo computer. In effetti, il tuo piano di assicurazione sanitaria, il caregiver primario o l'ospedale potrebbero averne uno che puoi utilizzare gratuitamente. In alternativa, un certo numero di aziende basate su Internet offre spazio di archiviazione digitale per le tue cartelle cliniche personali online, nonché l'uso dei loro strumenti di eHealth, gratuitamente o a pagamento.
- Con il tuo permesso, i tuoi familiari e gli operatori sanitari possono accedere alle cartelle cliniche personali archiviate online, eliminando la necessità di portare con te le tue copie cartacee in un raccoglitore.
- Se utilizzi strumenti online, assicurati che siano protetti da password.
- Assicurati di registrare le informazioni di accesso e le password di tutti i siti Internet che archiviano le tue cartelle cliniche.
Suggerimenti
- Una cartella clinica personale completa e accurata fornisce ai nuovi medici le informazioni di cui hanno bisogno per fornirti la migliore assistenza possibile.
- Inizia a tenere un registro il prima possibile. Ogni volta che vedi il tuo medico o visiti un ospedale, una clinica o un laboratorio, tieni un registro. Ciò ti farà risparmiare il tempo e lo sforzo di dover raccogliere tutte le tue informazioni mediche in un secondo momento.
- Tieni presente che le leggi sulla cartella clinica variano a seconda della tua posizione. Controlla le leggi e i regolamenti del tuo paese, stato o comune.
- Una cartella clinica personale può aiutare a gestire meglio le richieste di risarcimento per l'assicurazione sanitaria, le richieste di risarcimento per invalidità e sulla vita, nonché le tasse.
- Sii specifico sulle cartelle cliniche che desideri per il tuo file personale, altrimenti lo studio del tuo medico potrebbe copiare ogni elemento nel tuo file e addebitarti tutto.
- Prendi in considerazione la possibilità di salvare copie delle tue cartelle cliniche scansionate su un'unità flash USB portatile o su un disco rigido esterno e archiviare quel dispositivo in una cassaforte ignifuga.
