Se qualcuno ti delude o ti accade qualcosa di deludente, è del tutto normale sentirsi turbati, frustrati o addirittura arrabbiati. Ma, spesso, la risposta migliore è essere calmi e raccolti in modo da poter esprimere le tue preoccupazioni e la tua delusione in modo professionale. Esprimersi professionalmente non è difficile da fare se si mantiene la calma e si mantiene la calma. Sia che tu scelga di comunicare la tua frustrazione tramite e-mail, lettera o di persona, tutto sta nell'usare la lingua giusta e comportarti correttamente.
Passi
Metodo 1 di 3: Invio di un'e-mail professionale
Passaggio 1. Utilizzare l'e-mail per esprimere delusione per un problema relativo al lavoro
Se sei deluso da un collega o un manager, l'e-mail è un ottimo modo per esprimere la tua delusione, mantenendo anche un registro digitale nel caso in cui si verifichino problemi futuri. Puoi anche inviare un'e-mail se vieni rifiutato per una potenziale opportunità di lavoro.
- Un'e-mail è anche un buon modo per comunicare la tua delusione al tuo capo se ha negato una richiesta per qualcosa come una vacanza o un'idea che hai suggerito.
- Anche se può ferire i tuoi sentimenti, è sempre una buona idea inviare un'e-mail di follow-up dopo essere stato rifiutato per un lavoro.
Passaggio 2. Scrivi un oggetto breve e diretto se stai redigendo un'email originale
Sii conciso e indica chiaramente di cosa tratta l'email nella riga dell'oggetto. Evita di usare frasi lunghe o un linguaggio scortese per far sembrare la tua email più professionale in modo che il destinatario la prenda più sul serio. Scegli un oggetto che non sia più lungo di 5 parole e digitalo nella riga dell'oggetto dell'e-mail.
Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a un collega in merito a una scadenza non rispettata, potresti includere una riga dell'oggetto del tipo "Scadenza di spedizione mancata"
Nota:
Se stai rispondendo a un'e-mail, ad esempio un'e-mail che ti informa che sei stato rifiutato per un potenziale lavoro, rispondi all'e-mail originale anziché scriverne una nuova in modo da avere un registro organizzato della tua corrispondenza.
Passaggio 3. Inizia la tua e-mail con un saluto professionale per impostare il tono
Apri la tua email con un saluto formale in modo che sia chiaro fin dall'inizio che la tua email è professionale. Scegli un saluto appropriato per il tuo rapporto con la persona. Ad esempio, se sei per nome con un manager di nome Matthew Smith, potresti iniziare la tua e-mail come "Caro Matt".
- Se hai una relazione molto aperta e casuale con il destinatario, potresti dire qualcosa come "Hey Matt".
- Se stai scrivendo un'email a qualcuno che non hai mai incontrato, inizia con "A chi potrebbe interessare".
- Per le email di gruppo con più destinatari a cui vuoi rivolgerti, dì semplicemente "Tutti".
Passaggio 4. Aggiungi un breve convenevole per mantenere l'e-mail amichevole
Dopo aver salutato il destinatario, trasforma la prima riga della tua email in uno scambio breve o piacevole che dimostri che sei amichevole ma professionale. Sii breve e non andare oltre 2 o 3 righe di chiacchiere prima di arrivare al cuore della tua email.
- Prova a iniziare con qualcosa come "Spero che tu stia bene" o "Spero che questa email ti trovi bene".
- Se la tua relazione è casuale con la persona, potresti menzionare un dettaglio personale come "Spero che ti sia divertito molto al concerto lo scorso fine settimana".
Passaggio 5. Indica chiaramente la tua delusione nel corpo dell'e-mail
Una volta che hai preparato il terreno per la tua e-mail con un saluto e un breve convenevole, passa subito al lavoro di esprimere la tua delusione. Digli chiaramente come ti senti, ma mantieni il tuo linguaggio formale ed evita di usare sarcasmo, minacce o parolacce in modo da apparire il più professionale possibile. Elenca tutti i tuoi reclami e mantieni il corpo della tua e-mail a 1 paragrafo, se possibile, in modo che l'e-mail sia incentrata sull'argomento in questione.
- Ad esempio, se sei stato rifiutato per un potenziale lavoro, potresti dire qualcosa del tipo: "Mi dispiace sapere che hai deciso di andare in una direzione diversa. Non vedevo l'ora di cogliere l'opportunità, quindi sono deluso dalla decisione di assumere qualcun altro".
- Se stai scrivendo a un collega o a un dipendente per esprimere il tuo disappunto, potresti dire qualcosa del tipo: "Ho notato che alcune politiche e procedure non sono state seguite correttamente. Le politiche esistono per un motivo, quindi è deludente apprendere che sono state ignorate".
Passaggio 6. Mantieni il tuo linguaggio e il tuo tono rispettosi durante l'e-mail
Usa un linguaggio formale e rispettoso per trasmettere chiaramente la tua delusione senza far sentire al destinatario come se lo stessi attaccando personalmente. Immagina come verrebbe percepita la scrittura se fosse letta da qualcun altro o se diventasse pubblica e crea la tua scrittura per essere una rappresentazione professionale di te stesso.
- Se stai inviando un'email a un dipendente o a un manager, è possibile che la tua email venga condivisa con altre persone, quindi è importante che la tua scrittura sia rispettosa e professionale.
- Ad esempio, invece di dire qualcosa come "Non capisco qual è il tuo problema e perché ti rifiuti di seguire la procedura", dì qualcosa come "Come abbiamo discusso in precedenza, le procedure sono progettate per mantenere tutti allo stesso modo pagina, quindi dovrebbero essere seguiti da tutti.”
Passaggio 7. Concludi la tua e-mail con una nota positiva e un invito all'azione
Completa la tua email includendo informazioni utili come organizzare una riunione o invitare il destinatario a venire da te in caso di domande. Includi anche alcune note positive. Menziona le cose di cui sei felice o elogia la persona per qualcosa che ha fatto bene in modo che senta che non la stai solo rimproverando, ma hai a cuore i suoi migliori interessi.
- Ad esempio, potresti dire al tuo intervistatore: "Ma sono grato per l'opportunità di intervistare la tua azienda. Per favore fatemi sapere se si apre qualcosa in futuro!”
- Se stai scrivendo a un dipendente o a un collega, prova qualcosa del tipo: "So che hai lavorato duramente su questo, volevo solo portare alla tua attenzione i problemi che sto avendo in modo che tu possa tenere d'occhio per eventuali problemi futuri”.
Passaggio 8. Leggi l'e-mail ad alta voce prima di inviarla per sentire come suona
Prenditi un momento per leggere l'intera e-mail ad alta voce in modo da poter ascoltare il tono della tua scrittura e correggere eventuali errori di ortografia o grammatica. Se trovi errori di battitura, errori di ortografia o linguaggio goffo, correggili! Se il tuo tono è troppo morbido o troppo duro, regola il linguaggio in modo che sia professionale ma fermo. Quando sei soddisfatto, invialo alla persona a cui è destinato.
- Potresti anche chiedere a un amico o a un collega di leggere la tua email prima di inviarla per assicurarti che suoni bene.
- Errori di ortografia o parole mancanti possono davvero eliminare l'impatto della tua e-mail, quindi prenditi il tuo tempo per rileggere la tua scrittura.
Metodo 2 di 3: scrivere una lettera di reclamo formale
Passaggio 1. Invia una lettera a un'azienda o se non sei stato in grado di ottenere una risposta
Se sei deluso da un prodotto o dal comportamento di un'azienda, scrivere una lettera formale con i dettagli del tuo reclamo è il modo più professionale per comunicare con loro. Se non sei stato in grado di entrare in contatto con qualcuno con altri mezzi, usa una lettera formale come ultima risorsa per esprimere la tua delusione e dettagliare i tuoi problemi.
Puoi anche usare una lettera come ultimo tentativo per dimostrare che hai provato a contattare qualcuno per discutere con loro del tuo problema
Passaggio 2. Indica chiaramente il tuo problema nella prima frase
Qualunque cosa tu sia deluso, chiariscilo subito inserendolo nella primissima frase della tua lettera. Sii diretto e conciso e esponi il tuo problema o reclamo in modo chiaro e professionale per dare il tono a tutta la tua lettera.
- Ad esempio, se stai scrivendo a un'azienda per lamentarti di una politica che ti ha colpito, potresti iniziare con "Scrivo per esprimere la mia frustrazione e delusione per la politica di restituzione della tua azienda".
- Se stai scrivendo una lettera a qualcuno che non sei stato in grado di raggiungere, prova a iniziare con qualcosa del tipo "Sto scrivendo questa lettera in merito alla tua mancata risposta alle mie domande sul mio deposito cauzionale dopo che non sei riuscito a raggiungere per telefono o e-mail."
Passaggio 3. Usa il corpo della tua lettera per aggiungere dettagli e informazioni relative al tuo problema
Una volta che hai dichiarato la tua delusione e il tuo problema, usa il resto della tua lettera per aggiungere dettagli e informazioni specifici per espandere la tua lettera e spiegare la tua frustrazione. Menziona tutti i passaggi che hai intrapreso per risolvere il tuo problema e gli sforzi che hai fatto per contattarli per assistenza.
Consiglio:
Se hai provato a contattarli o hanno fatto promesse per affrontare le tue preoccupazioni, menziona le date in cui hai provato a contattarli o si sono impegnati a risolvere il problema.
Passaggio 4. Evita un linguaggio arrabbiato, sarcastico o minaccioso nella tua lettera
Durante tutta la tua lettera, mantieni il tuo linguaggio e il tuo tono formali e professionali. Non usare mai parolacce o minacciose ed evita il sarcasmo in modo che la tua scrittura appaia il più professionale possibile.
- Se dovessi mai produrre la tua lettera per un caso giudiziario, vorrai apparire il più professionale possibile.
- Maledire o usare un linguaggio violento ti farà sembrare aggressivo e poco professionale.
Passaggio 5. Includi copie di tutti i documenti pertinenti al tuo reclamo
Se hai foto, contratti o altri documenti che confermano o provano le tue affermazioni, fai una copia e allegali alla tua lettera. Assicurati di fare riferimento a loro nella tua lettera per aggiungere ancora più validità a qualsiasi affermazione che fai.
Ad esempio, nella tua lettera potresti dire qualcosa del tipo: "Ho allegato le immagini dell'aspetto del prodotto finito, il che, come puoi vedere, è tutt'altro che soddisfacente"
Passaggio 6. Aggiungi le tue informazioni di contatto dopo la conclusione
Termina la tua lettera con un paragrafo che riassume le tue preoccupazioni principali e le azioni che vorresti intraprendere per risolverle. Se desideri che la persona o l'azienda si metta in contatto con te per provare a risolvere il problema o discutere ulteriormente la questione, assicurati di includere le tue informazioni di contatto in fondo.
- Firma la lettera con una chiusura formale come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Rispettosamente" seguito dal tuo nome.
- Fornisci il numero di telefono o l'indirizzo e-mail che desideri vengano utilizzati per contattarti.
Passaggio 7. Invia la lettera tramite posta certificata, quindi deve essere firmata
Usa la posta certificata o un'opzione di consegna della lettera che richieda al destinatario di firmare in modo da avere la prova che è stata ricevuta. Conserva la ricevuta nel caso in cui dovessi dimostrare di aver scritto loro una lettera o fornirla per un caso giudiziario.
Metodo 3 di 3: parlare con qualcuno in modo professionale
Passaggio 1. Parla direttamente con qualcuno se non vuoi che venga registrato
Se preferisci esprimere la tua delusione senza una traccia cartacea o senza preoccuparti che la tua conversazione venga esaminata in un secondo momento, una conversazione faccia a faccia è la strada da percorrere. Inoltre, una conversazione diretta con qualcuno ti consente di valutare le sue reazioni e aggiunge un tocco più personale.
- Spesso può anche essere molto più veloce parlare semplicemente con qualcuno di cui sei deluso.
- Parlare con qualcuno ti consente di usare il tuo linguaggio del corpo e il tono di voce per trasmettere davvero la tua frustrazione o delusione.
Passaggio 2. Chiedi alla persona di incontrarti in privato per discutere il problema
Parla alla persona lontano dalle altre persone in modo da poterti esprimere liberamente senza potenzialmente metterla in imbarazzo. Pianifica una riunione o chiedi loro di incontrarti da qualche parte come una sala conferenze, un ufficio o persino un bar, così è più professionale.
- Chiamali o invia loro un'e-mail per chiedere quale ora e luogo è meglio per loro.
- Se ti trovi in una situazione in cui non puoi dichiarare la tua delusione in privato, cerca di rimanere il più professionale possibile e di mantenere la calma.
Consiglio:
Se hai bisogno di parlare con loro immediatamente, dì loro qualcosa del tipo: "Hai un momento veloce? Ho bisogno di parlare con te."
Passaggio 3. Inizia la conversazione ringraziandoli e chiedendo come stanno
Prima di iniziare a esprimere il tuo disappunto, prenditi un momento per ringraziare la persona per aver trovato il tempo di incontrarti e valutare il suo stato d'animo. Chiedi loro come stanno e se sono disposti a parlare con te del problema. Se sembrano arrabbiati o agitati, cerca di calmarli o aspetta di parlare con loro più tardi. Se sembrano a posto, vai avanti e inizia a discutere il tuo problema o problema.
- Partire con il piede giusto aiuterà la conversazione a svolgersi in modo fluido e professionale.
- Ad esempio, potresti iniziare dicendo qualcosa del tipo: "Grazie mille per il tuo tempo. Non ci metterò molto, ho solo bisogno di discutere di qualcosa con te."
Passaggio 4. Esponi il tuo reclamo in modo chiaro e diretto
Spiega alla persona perché sei deluso usando un linguaggio specifico e non emotivo. Sii diretto e obiettivo ed elenca tutti i motivi per cui sei insoddisfatto, ma evita di rimproverarli con un elenco di illeciti. Usa un linguaggio calmo e professionale per trasmettere i tuoi sentimenti ed evitare di alzare la voce o usare volgarità.
- Urlare e imprecare ti farà solo sembrare aggressivo e poco professionale.
- Ad esempio, digli come ti senti senza diventare eccessivamente emotivo. Potresti dire qualcosa del tipo: "Quando fai una cosa del genere, mi fa davvero sentire come se non ti importasse di come mi influenza e, ad essere onesti, è doloroso e deludente.
Passaggio 5. Chiedi loro se hanno domande prima di terminare la riunione
Dopo aver espresso il tuo disappunto e spiegato il tuo ragionamento, dai alla persona la possibilità di parlare. Chiedi loro se hanno domande per te o se non sono chiari su tutto ciò che hai detto loro, quindi non c'è confusione. Quindi, ringraziali ancora per averti incontrato prima di terminare la conversazione.
Se possibile, offri soluzioni o miglioramenti per il futuro
Suggerimenti
- Non scrivere mai un'e-mail, scrivere una lettera o conversare mentre sei arrabbiato. Fai alcuni respiri per calmarti prima di iniziare in modo da avere le idee chiare.
- Evita di conversare con qualcuno di fronte ad altre persone. Attendi finché non sono disponibili a parlare e incontrali in privato.
